Categorias profissionais do cargo
- Trabalhadores de serviços administrativos
- Trabalhadores de atendimento ao público
- Trabalhadores de informações ao público
- Recepcionistas
Cargos relacionados:
Principais locais de trabalho
Recepcionistas trabalham nas atividades de saúde e serviços sociais, alojamento, hoteis e alimentação, transporte aéreo e atividades recreativas, culturais e desportivas. São empregados com carteira assinada, trabalham em equipe multidisciplinar, em ambientes fechados e em horários que variam conforme a ocupação: diurno para os recepcionistas de seguro saúde, revezamento de turnos para o recepcionista de consultório e o recepcionista de hotel e horários irregulares para o recepcionista, em geral. Também varia o grau de autonomia, podendo ser com supervisão permanente para o recepcionista de consultório e para o recepcionista de hotel e com supervisão ocasional para os restantes. Verifica-se o crescimento da importância da hotelaria nos hospitais de ponta. Com isso, tende a crescer o número de empregados no setor de recepção que, além de ainda estar muitas vezes acoplado ao sistema de internação, assume cada vez mais funções idênticas às dos recepcionistas de um hotel cinco estrelas. Por outro lado, verifica-.
O que é preciso para trabalhar na área dos Recepcionistas
Esses ocupações requerem o ensino médio completo, exceto o recepcionista de hotel e concierges que tem como pré-requisito o ensino superior incompleto. É desejável curso básico de qualificação de até duzentas horas-aula e de um a dois anos de experiência profissional para o recepcionista, em geral. Os cargos listados nesta família ocupacional, demandam formação profissional para efeitos do cálculo do número de aprendizes a serem contratados pelos estabelecimentos.
Funções e atividades do Guest relations
Recepcionistas devem:
- responder a chamadas telefônicas dos visitantes, hóspedes, clientes, pacientes e passageiros;
- prestar serviços de apoio a visitantes, clientes, hóspedes, pacientes e passageiros;
- agendar serviços;
- planejar o cotidiano;
- organizar informações a serem prestadas;
- fechar contas e estadas de clientes, hóspedes e pacientes;
- observar normas internas de segurança;
- demonstrar competências pessoais;
- comunicar-se;
- recepcionar clientes, pacientes, hóspedes, visitantes e passageiros;
Atividades
- guardar volumes de prestadores de serviços;
- transmitir recados e fax;
- prestar informações sobre o uso e locais de estacionamento;
- organizar materiais de trabalho;
- imprimir relatórios de controle;
- registrar acompanhantes;
- fornecer informações meteorológicas;
- dar informações turísticas aos hóspedes/passageiros;
- atualizar conta;
- acionar alarme de segurança em caso de assalto;
- agendar reservas / consultas dos clientes;
- bloquear apartamento;
- propor associação de programas de fidelidade;
- efetuar acertos em contas;
- oferecer auxílio para a bagagem;
- demonstrar autonomia;
- verificar disponibilidade de leitos e apartamentos;
- atender o cliente com informações precisas;
- retomar ligações em caso de ramais ocupados ou não atendidos;
- demonstrar pró atividade;
- planejar o dia seguinte;
- averiguar a previsão de chegada e saída individual e de grupo;
- demonstrar interesse;
- auxiliar os hóspedes /pacientes com informações técnicas sobre hotel / hospital;
- participar de reuniões na troca de turnos;
- coordenar equipe;
- transferir o hóspede, paciente, passageiros para outras acomodações;
- consultar catálogo de produtos e serviços da empresa;
- cadastrar clientes, pacientes, hóspedes, visitantes, passageiros;
- encerrar o ´pos´ (point of sale);
- comunicar-se de maneira clara, ágil e objetiva;
- oferecer transporte ao cliente;
- cobrir informações a respeito da utilização do cofre pelos clientes;
- auxiliar os clientes com o preenchimento de formulários;
- fornecer as chaves dos apartamentos aos clientes;
- transferir ligações para ramais e apartamentos solicitados;
- consultar lista de profissionais e departamento da empresa, ramais internos e telefones externos;
- enviar para a telefonia o horário de despertar de hóspedes;
- providenciar solicitações de reservas especiais;
- identificar o espaço físico da empresa;
- demonstrar conhecimentos de informática;
- fechar contas masters;
- demonstrar iniciativa;
- encerrar a conta no sistema;
- demonstrar fluência verbal e escrita em idioma estrangeiro;
- lançar despesas em contas;
- demonstrar eficiência;
- demonstrar empatia;
- circular informações internas;
- solicitar o serviço de manobrista;
- fornecer informativos e regulamentos internos ao hóspede e paciente;
- fornecer serviço de cofre;
- acolher o cliente e passageiro;
- receber pagamentos;
- auxiliar o hóspede com atendimento médico;
- realizar câmbio de moedas;
- auxiliar o cliente no caixa eletrônico;
- auxiliar a movimentação de hóspedes, clientes, visitantes, pacientes com dificuldade de locomoção;
- emitir o cartão de liberação de saída;
- solicitar a devolução das chaves dos apartamentos;
- consultar lista de horários de funcionamento das diversas atividades na empresa;
- preparar o ´mise-en-place´;
- averiguar agenda semanal de eventos;
- demonstrar respeito mútuo;
- averiguar horário de saída dos grupos;
- fornecer indicações de locais para câmbio de moedas;
- distribuir malotes;
- agir com bom senso;
- pedir forma de garantia de pagamento;
- auxiliar o cliente com informações financeiras;
- interagir com os outros departamentos;
- possibilitar o adiantamento de dinheiro ao hóspede por meio de operações com cartão;
- encaminhar o cliente para os diversos setores;
- distribuir jornais, revistas, flores etc.;
- notificar a segurança sobre a presença de pessoas estranhas;
- ouvir com atenção;
- solicitar a avaliação do desempenho do hotel;
- demonstrar entusiasmo;
- demonstrar paciência;
- cobrir a divulgação de informações sobre pacientes, hóspedes e clientes;
- emitir notas fiscais e recibos;
- emitir extrato de contas;
- anotar telefonemas e recados;
- anunciar a chegada do cliente;
- demonstrar espírito de equipe;
- verificar cadastro e reserva;
- avisar o concierge da chegada do hóspede;
- auxiliar com aluguéis de autos, celulares, vans etc.;
- demonstrar capacidade de se antecipar às necessidades dos clientes;
- imprimir a listagem dos grupos com saída prevista para o dia;
- demonstrar senso de organização;
- efetuar cobrança ´no show´;
- conferir documentos com identificação;
- fazer reserva/alterações/cancelamento de solicitações em geral dos hóspedes/clientes;
- propiciar informações gerais por telefone interna e externamente;
- confirmar se o cliente possui programa de milhagem;
Setores que mais contratam Guest relations no mercado de trabalho
- Hotéis
- Condomínios prediais
- Motéis
- Outros alojamentos
- Locação de mão-de-obra temporária
- Restaurantes e similares
- Apart-hotéis
- Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
- Pensões (alojamento)
- Lanchonetes, casas de chá, de sucos e similares
- Serviços de reservas e outros serviços de turismo
- Cabeleireiros
- Gestão e administração da propriedade imobiliária
- Albergues
- Serviços de organização de feiras, congressos, exposições e festas
- Serviços combinados para apoio a edifícios
- Atividades de atendimento hospitalar
- Atividade odontológica com recursos para realização de procedimentos cirúrgicos
- Serviços de assistência social sem alojamento
- Atividades de consultoria em gestão empresarial
