Categorias profissionais do cargo
- Trabalhadores de serviços administrativos
- Trabalhadores de atendimento ao público
- Trabalhadores de informações ao público
- Recepcionistas
Cargos relacionados:
Principais locais de trabalho
Recepcionistas trabalham nas atividades de saúde e serviços sociais, alojamento, hoteis e alimentação, transporte aéreo e atividades recreativas, culturais e desportivas. São empregados com carteira assinada, trabalham em equipe multidisciplinar, em ambientes fechados e em horários que variam conforme a ocupação: diurno para os recepcionistas de seguro saúde, revezamento de turnos para o recepcionista de consultório e o recepcionista de hotel e horários irregulares para o recepcionista, em geral. Também varia o grau de autonomia, podendo ser com supervisão permanente para o recepcionista de consultório e para o recepcionista de hotel e com supervisão ocasional para os restantes. Verifica-se o crescimento da importância da hotelaria nos hospitais de ponta. Com isso, tende a crescer o número de empregados no setor de recepção que, além de ainda estar muitas vezes acoplado ao sistema de internação, assume cada vez mais funções idênticas às dos recepcionistas de um hotel cinco estrelas. Por outro lado, verifica-.
O que é preciso para trabalhar na área dos Recepcionistas
Esses ocupações requerem o ensino médio completo, exceto o recepcionista de hotel e concierges que tem como pré-requisito o ensino superior incompleto. É desejável curso básico de qualificação de até duzentas horas-aula e de um a dois anos de experiência profissional para o recepcionista, em geral. Os cargos listados nesta família ocupacional, demandam formação profissional para efeitos do cálculo do número de aprendizes a serem contratados pelos estabelecimentos.
Funções e atividades do Recepcionista auxiliar de secretária
Recepcionistas devem:
- responder a chamadas telefônicas dos visitantes, hóspedes, clientes, pacientes e passageiros;
- demonstrar competências pessoais;
- planejar o cotidiano;
- fechar contas e estadas de clientes, hóspedes e pacientes;
- recepcionar clientes, pacientes, hóspedes, visitantes e passageiros;
- prestar serviços de apoio a visitantes, clientes, hóspedes, pacientes e passageiros;
- observar normas internas de segurança;
- organizar informações a serem prestadas;
- comunicar-se;
- agendar serviços;
Atividades
- agir com bom senso;
- transferir ligações para ramais e apartamentos solicitados;
- atender o cliente com informações precisas;
- fornecer informações meteorológicas;
- pré-cadastrar o cliente;
- demonstrar respeito mútuo;
- guardar volumes de prestadores de serviços;
- propor associação de programas de fidelidade;
- demonstrar autonomia;
- interagir com os outros departamentos;
- auxiliar a movimentação de hóspedes, clientes, visitantes, pacientes com dificuldade de locomoção;
- transmitir recados e fax;
- notificar a segurança sobre a presença de pessoas estranhas;
- consultar catálogo de produtos e serviços da empresa;
- organizar malotes;
- confirmar se o cliente possui programa de milhagem;
- entregar o crachá de visitante na entrada;
- demonstrar interesse;
- fazer reserva/alterações/cancelamento de solicitações em geral dos hóspedes/clientes;
- requerer o número da funcional do visitado para a entrada do visitante;
- anunciar a chegada do cliente;
- demonstrar senso de organização;
- imprimir a listagem dos grupos com saída prevista para o dia;
- acionar alarme de segurança em caso de assalto;
- controlar a entrada e saída de equipamento dos visitantes;
- demonstrar capacidade de se antecipar às necessidades dos clientes;
- verificar cadastro e reserva;
- demonstrar fluência verbal e escrita em idioma estrangeiro;
- auxiliar os clientes com o preenchimento de formulários;
- demonstrar eficiência;
- anotar telefonemas e recados;
- cobrir a divulgação de informações sobre pacientes, hóspedes e clientes;
- distribuir malotes;
- receber pagamentos;
- demonstrar entusiasmo;
- averiguar a previsão de chegada e saída individual e de grupo;
- efetuar acertos em contas;
- enviar para a telefonia o horário de despertar de hóspedes;
- consultar lista de profissionais e departamento da empresa, ramais internos e telefones externos;
- cadastrar clientes, pacientes, hóspedes, visitantes, passageiros;
- transferir o hóspede, paciente, passageiros para outras acomodações;
- oferecer auxílio para a bagagem;
- identificar o espaço físico da empresa;
- imprimir relatórios de controle;
- retomar ligações em caso de ramais ocupados ou não atendidos;
- conferir documentos com identificação;
- emitir notas fiscais e recibos;
- demonstrar conhecimentos de informática;
- comunicar-se de maneira clara, ágil e objetiva;
- organizar materiais de trabalho;
- demonstrar paciência;
- consultar lista de horários de funcionamento das diversas atividades na empresa;
- acolher o cliente e passageiro;
- demonstrar iniciativa;
- ouvir com atenção;
- agendar reservas / consultas dos clientes;
- conferir idoneidade dos clientes;
- propiciar informações gerais por telefone interna e externamente;
- providenciar solicitações de reservas especiais;
- auxiliar com aluguéis de autos, celulares, vans etc.;
- encaminhar o cliente para os diversos setores;
- coordenar equipe;
- dar informações turísticas aos hóspedes/passageiros;
- demonstrar pró atividade;
- demonstrar empatia;
- circular informações internas;
- participar de reuniões na troca de turnos;
- averiguar horário de saída dos grupos;
- demonstrar espírito de equipe;
Setores que mais contratam Recepcionista auxiliar de secretária no mercado de trabalho
- Atividade odontológica com recursos para realização de procedimentos cirúrgicos
- Atividades de atendimento hospitalar
- Atividades de condicionamento físico
- Atividade médica ambulatorial restrita a consultas
- Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
- Locação de mão-de-obra temporária
- Limpeza em prédios e em domicílios
- Hotéis
- Atividades de estética e outros serviços de cuidados com a beleza
- Cabeleireiros
- Laboratórios clínicos
- Restaurantes e similares
- Atividade médica ambulatorial com recursos para realização de exames complementares
- Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
- Serviços combinados para apoio a edifícios
- Serviços de diagnóstico por imagem com uso de radiação ionizante
- Atividades veterinárias
- Atividades de atendimento em pronto-socorro e unidades hospitalares para atendimento a urgências
- Atividades de teleatendimento
- Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
