Auxiliar de cartório - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Trabalhadores de serviços administrativos
• • Escriturários
• • • Escriturários em geral, agentes, assistentes e auxiliares administrativos
• • • • Agentes, assistentes e auxiliares administrativos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Agentes, assistentes e auxiliares administrativos trabalham nos mais variados ramos de atividades públicas ou privadas. São empregados com carteira e se organizam em equipe, tendo supervisão ocasional. O ambiente de trabalho é fechado e o horário é diurno. A categoria de auxiliares foi extinta nos orgãos públicos e suas funções são realizadas pelos assistentes administrativos. Já no caso da área privada, a categoria de auxiliares e ajudantes parece estar em processo de extinção e suas funções sendo incorporadas pelos assistentes ou pelos estagiários. Os agentes de microcrédito atuam junto às comunidades, em ambientes abertos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Agentes, assistentes e auxiliares administrativos

Para o acesso às ocupações dessa família ocupacional requer-se o ensino médio completo, um a dois anos de experiência profissional e para algumas das ocupações, curso básico de qualificação. Os cargos listados nesta família ocupacional, demandam formação profissional para efeitos do cálculo do número de aprendizes a serem contratados pelos estabelecimentos.

Funções e atividades do Auxiliar de cartório

Agentes, assistentes e auxiliares administrativos devem:

tratar documentos;
atender clientes e/ou fornecedores;
preparar relatórios, formulários e planilhas;
preencher documentos;
executar rotinas de apoio na Área de recursos humanos;
acompanhar processos administrativos;
demonstrar competências pessoais;
prestar apoio logístico;

Atividades

demonstrar capacidade de negociação;
registrar reclamações dos clientes;
elaborar correspondência;
trabalhar em equipe;
controlar material de expediente;
levantar a necessidade de material;
redigir atas;
demonstrar criatividade;
demonstrar capacidade de adaptação de linguagem;
preencher formulários e/ou cadastros;
verificar prazos estabelecidos;
requisitar materiais;
registrar a entrada e saída de documentos;
transmitir credibilidade;
preparar minutas;
classificar documentos;
localizar processos administrativos;
demonstrar facilidade de comunicação;
fornecer informações sobre produtos e serviços;
providenciar devolução de material fora de especificação;
atualizar dados de planejamento;
demonstrar capacidade de organização;
arquivar documentos;
conferir material solicitado;
demonstrar persistência;
contornar situações adversas;
orientar funcionários sobre direitos e deveres;
verificar documentos;
distribuir material de expediente;
demonstrar capacidade de observação;
demonstrar iniciativa;
identificar irregularidades nos documentos;
demonstrar autocontrole;
identificar natureza das solicitações dos clientes;
expedir ofícios e memorandos;
submeter pareceres;
conferir dados e datas;
coletar dados;
demonstrar capacidade de empatia;
encaminhar protocolos internos;
solicitar compra de materiais;
digitar textos e planilhas;
efetuar cálculos;
dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos;
distribuir documentos;
demonstrar flexibilidade;
atualizar cadastros;
triar documentos;
convalidar publicação de atos;

Setores que mais contratam Auxiliar de cartório no mercado de trabalho

• Cartórios
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Atividades auxiliares da justiça
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Outras atividades de serviços pessoais
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Fabricação de águas envasadas
• Restaurantes e similares
• Construção de edifícios
• Locação de mão-de-obra temporária
• Limpeza em prédios e em domicílios