Secretário escolar(tecnólogo) - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Profissionais das ciências sociais e humanas
• • • Profissionais de organização e administração de empresas
• • • • Secretárias(os) executivas(os)

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Secretárias(os) executivas(os) trabalham nas mais variadas atividades econômicas da indústria, comércio e serviços, além da administração pública, como assalariados com carteira assinada, estatutários, ou autônomos, sob supervisão ocasional. Atuam de forma individual ou em equipe, em ambientes fechados e em horários diurnos. Podem permanecer em posições desconfortáveis por longos períodos. Assessoram chefias, atendendo mais de um diretor ou uma área. As secretárias bilíngüe-trilíngües realizam as mesmas atividades que as secretárias executivas e se diferenciam nas atividades que requerem fluência em língua estrangeira.

O que é preciso para trabalhar na área dos Secretárias(os) executivas(os)

O exercício desse cargo requer curso superior em secretariado em nivel de bacharelado ou tecnologia. O registro funcional no MTE é obrigatório. Para as secretárias bilíngües e trilíngües a fluência em dois ou três idiomas estrangeiros é fundamental. O pleno desenvolvimento das atividades ocorre após dois ou três anos de experiência.

Funções e atividades do Secretário escolar(tecnólogo)

Secretárias(os) executivas(os) devem:

elaborar documentos;
gerir suprimentos;
demonstrar competências pessoais;
controlar correspondência física e eletrônica;
gerenciar informações;
atender pessoas (cliente externo e interno);
supervisionar equipes de trabalho;
assessorar executivo(s) / Área(s);
organizar eventos e viagens;
arquivar documentos físicos e eletrônicos;

Atividades

preparar sala/local;
elaborar prestação de contas;
consultar profissionais de outras áreas;
cadastrar documentos;
acompanhar contratos e garantias;
providenciar equipamentos, materiais e serviços de apoio;
transmitir recados;
encaminhar certificados;
selecionar pessoal;
arquivar correspondência;
elaborar lista de presença;
demonstrar proatividade;
triar correspondência;
demonstrar sensibilidade;
identificar a natureza do documento;
formatar documentos;
priorizar compromissos e ligações telefônicas;
adaptar-se a mudanças;
estabelecer cronograma de atividades;
recepcionar pessoas;
contornar situações adversas;
controlar prazos;
demonstrar dinamismo;
atualizar arquivos;
registrar correspondência;
enviar convite ou convocação;
tomar ditados;
requisitar material;
elaborar planilhas e gráficos;
levantar necessidades de material;
demonstrar iniciativa;
enviar correspondência;
atender pedidos e solicitações;
transmitir fax;
manter atualizado o banco de dados;
assinar documentação escolar;
colher assinatura;
secretariar reuniões;
fornecer informações;
receber correspondência;
programar as atividades da equipe;
adaptar espaço para armazenagem;
encaminhar pessoas;
avaliar a equipe;
trabalhar em equipe;
conferir material;
demonstrar paciência;
confirmar presença;
filtrar ligações telefônicas;
administrar pendências;
anotar informações;
protocolar correspondência;
escolher cardápio;
ordenar documentos;
atender ligações telefônicas;
reproduzir documentos;
orientar pessoas;
administrar conflitos;
dar suporte em reuniões;
controlar cronogramas;
monitorar horários de entrada e saída;
cancelar compromissos;
cobrar ações;
elaborar documentação escolar;
utilizar a tabela de temporalidade;
direcionar informações;
capacitar equipe;
contratar expositores e palestrantes;
prestar atendimento especial a autoridades e clientes diferenciados;
identificar o assunto;
datilografar documentos;
redigir documentos;
elaborar base de dados;
administrar agenda do(s) executivo(s);
demonstrar senso de organização;
administrar arquivos;
pesquisar informações e dados;
elaborar relatórios;
reservar sala/local;
demonstrar capacidade de comunicação;
monitorar o trabalho da equipe;
demonstrar discrição;
classificar documentos;
demonstrar espírito de liderança;
estabelecer atribuições da equipe;
digitar documentos;
administrar estresse;
marcar compromissos;
fazer ligações telefônicas;
determinar a forma de arquivo (disquete, microfilmagem);
dar suporte durante o evento;
preparar apresentações;
divulgar informações;
comprar material, equipamento e mobiliário;
cobrar relatórios;
elaborar ficha de avaliação;
encaminhar documentos;
definir horários;
elaborar convites e convocações;
encaminhar ligações telefônicas;
despachar com o(s) executivo(s);
trabalhar sob pressão;
acompanhar processos;
transcrever textos;
ler documentos;
demonstrar capacidade de retórica;
cobrar respostas;
anotar recados;
pesquisar local;
elaborar atas;

Setores que mais contratam Secretário escolar(tecnólogo) no mercado de trabalho

• Ensino fundamental
• Educação infantil - pré-escola
• Educação infantil - creche
• Ensino médio
• Educação profissional de nível técnico
• Outras atividades de ensino
• Educação superior - graduação e pós-graduação
• Educação superior - graduação
• Atividades de associações de defesa de direitos sociais
• Ensino de idiomas
• Treinamento em desenvolvimento profissional e gerencial
• Administração pública em geral
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Atividades de apoio à educação
• Serviços de assistência social sem alojamento
• Cursos preparatórios para concursos
• Educação superior - pós-graduação e extensão
• Atividades associativas
• Treinamento em informática