Especialista em documentação arquivística - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Especialista em documentação arquivística

Arquivistas e museólogos devem:

realizar atividades técnico-administrativas;
comunicar-se;
planejar atividades técnico-administrativas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
administrar atividades patrocinadas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
dar acesso À informação;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
conservar acervos;

Atividades

planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
preparar visitas técnicas;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
armazenar documentos/acervos;
acondicionar documentos/acervos;
implantar procedimentos de arquivo;
atualizar-se;
solicitar manutenção de equipamentos;
avaliar documentação;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar sistema de recuperação de informação;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
transferir documentos para guarda intermediária;
planejar a ocupação das instalações físicas;
administrar prazos;
monitorar as condições ambientais;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
pesquisar materiais de conservação;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
orientar a organização de arquivos correntes;
identificar fundos de arquivos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
proceder com flexibilidade;
elaborar plano de classificação;
definir a tipologia do documento;
planejar a alteração do suporte da informação;
representar oficialmente a instituição;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
divulgar o acervo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
negociar recursos e patrocinadores;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
negociar parcerias e produtos;
gerir depósitos de armazenamento;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
preparar material educativo;
estabelecer plano de destinação de documentos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
diagnosticar a situação dos arquivos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
desenvolver percepção aguçada;
assessorar a implantação de novas instituições;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
ministrar cursos e palestras;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
elaborar projeto para captar recursos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
redigir a correspondência oficial;
recolher documentos para guarda permanente;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
proceder com criatividade;
classificar documentos de arquivo;
trabalhar em equipe;
identificar a produção e o fluxo documental;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
ordenar documentos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
conhecer a legislação da área de atuação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
supervisionar trabalhos de restauração;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
participar de conselhos profissionais;
registrar documentos de arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
codificar documentos de arquivo;
prestar contas dos financiamentos;
apoiar as atividades de consulta;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
desenvolver acuidade espacial;
estabelecer diálogo com usuário;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
classificar documentos por grau de sigilo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
evidenciar senso de organização;
higienizar documentos/acervos;
decidir o suporte do registro de informação;
descartar documentos de arquivo;
trabalhar interdisciplinarmente;
monitorar programas de conservação preventiva;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
planejar ações educativas e/ou culturais;
ser meticuloso;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
formular instrumentos de pesquisa;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
orientar estagiários;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
gerenciar atividades de consulta;
produzir normas e procedimentos técnicos;
atender usuários;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
planejar programas de conservação preventiva;
elaborar tabelas de temporalidade;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
definir migração para outro tipo de suporte;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;

Setores que mais contratam Especialista em documentação arquivística no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto