Especialista em documentação arquivística - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Especialista em documentação arquivística

Arquivistas e museólogos devem:

demonstrar competências pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;
planejar atividades técnico-administrativas;
comunicar-se;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
realizar atividades técnico-administrativas;
dar acesso À informação;
administrar atividades patrocinadas;
conservar acervos;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;

Atividades

supervisionar trabalhos de restauração;
pesquisar materiais de conservação;
preparar visitas técnicas;
elaborar plano de classificação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
codificar documentos de arquivo;
classificar documentos de arquivo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
negociar recursos e patrocinadores;
decidir o suporte do registro de informação;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
higienizar documentos/acervos;
definir migração para outro tipo de suporte;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
divulgar o acervo;
definir a tipologia do documento;
diagnosticar a situação dos arquivos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
representar oficialmente a instituição;
ministrar cursos e palestras;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
redigir a correspondência oficial;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
registrar documentos de arquivo;
desenvolver acuidade espacial;
apoiar as atividades de consulta;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
elaborar tabelas de temporalidade;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
proceder com criatividade;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
recolher documentos para guarda permanente;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
planejar a ocupação das instalações físicas;
atender usuários;
atualizar-se;
classificar documentos por grau de sigilo;
planejar programas de conservação preventiva;
orientar estagiários;
ser meticuloso;
identificar a produção e o fluxo documental;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
gerir depósitos de armazenamento;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
gerenciar atividades de consulta;
administrar prazos;
proceder com flexibilidade;
prestar contas dos financiamentos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar sistemas de documentação museológica;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
formular instrumentos de pesquisa;
transferir documentos para guarda intermediária;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
avaliar documentação;
evidenciar senso de organização;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
estabelecer diálogo com usuário;
produzir normas e procedimentos técnicos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
monitorar as condições ambientais;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
conhecer a legislação da área de atuação;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
assessorar a implantação de novas instituições;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
armazenar documentos/acervos;
trabalhar interdisciplinarmente;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
negociar parcerias e produtos;
preparar material educativo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
trabalhar em equipe;
solicitar manutenção de equipamentos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
planejar a alteração do suporte da informação;
monitorar programas de conservação preventiva;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
acondicionar documentos/acervos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
orientar a organização de arquivos correntes;
ordenar documentos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
participar de conselhos profissionais;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
desenvolver percepção aguçada;
estabelecer plano de destinação de documentos;
planejar sistema de recuperação de informação;
elaborar projeto para captar recursos;
descartar documentos de arquivo;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
implantar procedimentos de arquivo;
identificar fundos de arquivos;

Setores que mais contratam Especialista em documentação arquivística no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto