Especialista em documentação arquivística - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Especialista em documentação arquivística

Arquivistas e museólogos devem:

organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
conservar acervos;
planejar atividades técnico-administrativas;
dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;
comunicar-se;
administrar atividades patrocinadas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
realizar atividades técnico-administrativas;

Atividades

estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
produzir normas e procedimentos técnicos;
preparar visitas técnicas;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
assessorar a implantação de novas instituições;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
atualizar-se;
preparar material educativo;
planejar ações educativas e/ou culturais;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
solicitar manutenção de equipamentos;
prestar contas dos financiamentos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
representar oficialmente a instituição;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
formular instrumentos de pesquisa;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
acondicionar documentos/acervos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
orientar a organização de arquivos correntes;
elaborar plano de classificação;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
definir migração para outro tipo de suporte;
trabalhar em equipe;
supervisionar trabalhos de restauração;
gerir depósitos de armazenamento;
elaborar projeto para captar recursos;
planejar programas de conservação preventiva;
classificar documentos de arquivo;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
estabelecer plano de destinação de documentos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
gerenciar atividades de consulta;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
atender usuários;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
trabalhar interdisciplinarmente;
divulgar o acervo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
planejar a alteração do suporte da informação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
desenvolver percepção aguçada;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
elaborar tabelas de temporalidade;
apoiar as atividades de consulta;
planejar sistemas de documentação museológica;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
avaliar documentação;
armazenar documentos/acervos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
ordenar documentos;
recolher documentos para guarda permanente;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
administrar prazos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
definir a tipologia do documento;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
conhecer a legislação da área de atuação;
participar de conselhos profissionais;
redigir a correspondência oficial;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
monitorar as condições ambientais;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
proceder com criatividade;
pesquisar materiais de conservação;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
negociar recursos e patrocinadores;
identificar a produção e o fluxo documental;
classificar documentos por grau de sigilo;
ministrar cursos e palestras;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
negociar parcerias e produtos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
desenvolver acuidade espacial;
registrar documentos de arquivo;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
codificar documentos de arquivo;
implantar procedimentos de arquivo;
evidenciar senso de organização;
descartar documentos de arquivo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
monitorar programas de conservação preventiva;
planejar sistema de recuperação de informação;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
ser meticuloso;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
estabelecer diálogo com usuário;
higienizar documentos/acervos;
decidir o suporte do registro de informação;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
orientar estagiários;
planejar a ocupação das instalações físicas;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
proceder com flexibilidade;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
identificar fundos de arquivos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
transferir documentos para guarda intermediária;
autorizar a eliminação de documentos públicos;

Setores que mais contratam Especialista em documentação arquivística no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto