Especialista em documentação arquivística - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Especialista em documentação arquivística

Arquivistas e museólogos devem:

orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;
administrar atividades patrocinadas;
dar acesso À informação;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
comunicar-se;
planejar atividades técnico-administrativas;
realizar atividades técnico-administrativas;

Atividades

desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
atualizar-se;
planejar a alteração do suporte da informação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
planejar sistemas de documentação museológica;
proceder com flexibilidade;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
orientar a organização de arquivos correntes;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
pesquisar materiais de conservação;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
ordenar documentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
elaborar tabelas de temporalidade;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
implantar procedimentos de arquivo;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
definir a tipologia do documento;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
preparar visitas técnicas;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
desenvolver acuidade espacial;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
classificar documentos por grau de sigilo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
monitorar programas de conservação preventiva;
planejar ações educativas e/ou culturais;
atender usuários;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
planejar sistema de recuperação de informação;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar a ocupação das instalações físicas;
apoiar as atividades de consulta;
trabalhar interdisciplinarmente;
participar de conselhos profissionais;
gerenciar atividades de consulta;
identificar fundos de arquivos;
supervisionar trabalhos de restauração;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
preparar material educativo;
trabalhar em equipe;
planejar programas de conservação preventiva;
codificar documentos de arquivo;
definir migração para outro tipo de suporte;
desenvolver percepção aguçada;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
descartar documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
prestar contas dos financiamentos;
avaliar documentação;
conhecer a legislação da área de atuação;
estabelecer plano de destinação de documentos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
elaborar projeto para captar recursos;
transferir documentos para guarda intermediária;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
gerir depósitos de armazenamento;
estabelecer diálogo com usuário;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
armazenar documentos/acervos;
formular instrumentos de pesquisa;
evidenciar senso de organização;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
higienizar documentos/acervos;
divulgar o acervo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
representar oficialmente a instituição;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
produzir normas e procedimentos técnicos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
identificar a produção e o fluxo documental;
negociar recursos e patrocinadores;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
decidir o suporte do registro de informação;
administrar prazos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
solicitar manutenção de equipamentos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
monitorar as condições ambientais;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
acondicionar documentos/acervos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
proceder com criatividade;
ministrar cursos e palestras;
assessorar a implantação de novas instituições;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
ser meticuloso;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
elaborar plano de classificação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
orientar estagiários;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
redigir a correspondência oficial;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
recolher documentos para guarda permanente;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
classificar documentos de arquivo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
registrar documentos de arquivo;
negociar parcerias e produtos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;

Setores que mais contratam Especialista em documentação arquivística no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto