Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

comunicar-se;
conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
administrar atividades patrocinadas;
planejar atividades técnico-administrativas;
realizar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;

Atividades

redigir a correspondência oficial;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
solicitar manutenção de equipamentos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
supervisionar trabalhos de restauração;
elaborar plano de classificação;
planejar programas de conservação preventiva;
planejar sistema de recuperação de informação;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
codificar documentos de arquivo;
ministrar cursos e palestras;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
monitorar programas de conservação preventiva;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
transferir documentos para guarda intermediária;
definir migração para outro tipo de suporte;
gerenciar atividades de consulta;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
estabelecer plano de destinação de documentos;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
proceder com flexibilidade;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
desenvolver percepção aguçada;
identificar a produção e o fluxo documental;
classificar documentos de arquivo;
orientar a organização de arquivos correntes;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
divulgar o acervo;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
implantar procedimentos de arquivo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
formular instrumentos de pesquisa;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
administrar prazos;
produzir normas e procedimentos técnicos;
pesquisar materiais de conservação;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
acondicionar documentos/acervos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
prestar contas dos financiamentos;
ordenar documentos;
evidenciar senso de organização;
ser meticuloso;
desenvolver acuidade espacial;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
elaborar tabelas de temporalidade;
gerir depósitos de armazenamento;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
monitorar as condições ambientais;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
classificar documentos por grau de sigilo;
proceder com criatividade;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
elaborar projeto para captar recursos;
definir a tipologia do documento;
atender usuários;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
higienizar documentos/acervos;
negociar parcerias e produtos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
preparar material educativo;
conhecer a legislação da área de atuação;
planejar ações educativas e/ou culturais;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
negociar recursos e patrocinadores;
identificar fundos de arquivos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
recolher documentos para guarda permanente;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
participar de conselhos profissionais;
planejar sistemas de documentação museológica;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
representar oficialmente a instituição;
registrar documentos de arquivo;
decidir o suporte do registro de informação;
trabalhar em equipe;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
orientar estagiários;
avaliar documentação;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
assessorar a implantação de novas instituições;
trabalhar interdisciplinarmente;
atualizar-se;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
armazenar documentos/acervos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
descartar documentos de arquivo;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
planejar a alteração do suporte da informação;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
preparar visitas técnicas;
estabelecer diálogo com usuário;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
apoiar as atividades de consulta;
planejar a ocupação das instalações físicas;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto