Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

demonstrar competências pessoais;
conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
administrar atividades patrocinadas;
comunicar-se;
dar acesso À informação;
planejar atividades técnico-administrativas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
preparar ações educativas e/ou culturais;

Atividades

monitorar as condições ambientais;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
supervisionar trabalhos de restauração;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
planejar a ocupação das instalações físicas;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
formular instrumentos de pesquisa;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
atualizar-se;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
planejar sistema de recuperação de informação;
planejar ações educativas e/ou culturais;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
desenvolver percepção aguçada;
administrar prazos;
pesquisar materiais de conservação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
redigir a correspondência oficial;
trabalhar interdisciplinarmente;
planejar programas de conservação preventiva;
participar de conselhos profissionais;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
evidenciar senso de organização;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
trabalhar em equipe;
ordenar documentos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
identificar a produção e o fluxo documental;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
elaborar projeto para captar recursos;
avaliar documentação;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
classificar documentos por grau de sigilo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
preparar visitas técnicas;
negociar parcerias e produtos;
definir migração para outro tipo de suporte;
ministrar cursos e palestras;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
diagnosticar a situação dos arquivos;
implantar procedimentos de arquivo;
definir a tipologia do documento;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
elaborar tabelas de temporalidade;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
ser meticuloso;
transferir documentos para guarda intermediária;
preparar material educativo;
estabelecer plano de destinação de documentos;
prestar contas dos financiamentos;
gerenciar atividades de consulta;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
registrar documentos de arquivo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
divulgar o acervo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
apoiar as atividades de consulta;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
proceder com criatividade;
solicitar manutenção de equipamentos;
atender usuários;
desenvolver acuidade espacial;
conhecer a legislação da área de atuação;
orientar a organização de arquivos correntes;
codificar documentos de arquivo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
descartar documentos de arquivo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
higienizar documentos/acervos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
produzir normas e procedimentos técnicos;
negociar recursos e patrocinadores;
identificar fundos de arquivos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
classificar documentos de arquivo;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
recolher documentos para guarda permanente;
planejar sistemas de documentação museológica;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
orientar estagiários;
monitorar programas de conservação preventiva;
assessorar a implantação de novas instituições;
proceder com flexibilidade;
decidir o suporte do registro de informação;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
armazenar documentos/acervos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
planejar a alteração do suporte da informação;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
gerir depósitos de armazenamento;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
acondicionar documentos/acervos;
elaborar plano de classificação;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
representar oficialmente a instituição;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
estabelecer diálogo com usuário;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto