Administrador de arquivos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Administrador de arquivos

Arquivistas e museólogos devem:

comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
realizar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
administrar atividades patrocinadas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
dar acesso À informação;
demonstrar competências pessoais;

Atividades

prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
monitorar programas de conservação preventiva;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
codificar documentos de arquivo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
elaborar plano de classificação;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
planejar ações educativas e/ou culturais;
redigir a correspondência oficial;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
orientar estagiários;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
proceder com criatividade;
desenvolver percepção aguçada;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
avaliar documentação;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
proceder com flexibilidade;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
implantar procedimentos de arquivo;
identificar fundos de arquivos;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
conhecer a legislação da área de atuação;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
diagnosticar a situação dos arquivos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
registrar documentos de arquivo;
recolher documentos para guarda permanente;
participar de conselhos profissionais;
gerir depósitos de armazenamento;
definir migração para outro tipo de suporte;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
negociar recursos e patrocinadores;
transferir documentos para guarda intermediária;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
descartar documentos de arquivo;
prestar contas dos financiamentos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
monitorar as condições ambientais;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
acondicionar documentos/acervos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
atender usuários;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
identificar a produção e o fluxo documental;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
classificar documentos por grau de sigilo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
administrar prazos;
formular instrumentos de pesquisa;
evidenciar senso de organização;
classificar documentos de arquivo;
negociar parcerias e produtos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
higienizar documentos/acervos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
ordenar documentos;
preparar material educativo;
definir a tipologia do documento;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
orientar a organização de arquivos correntes;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
ser meticuloso;
trabalhar em equipe;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
planejar programas de conservação preventiva;
preparar visitas técnicas;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
planejar a alteração do suporte da informação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
desenvolver acuidade espacial;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
elaborar projeto para captar recursos;
representar oficialmente a instituição;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
armazenar documentos/acervos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
gerenciar atividades de consulta;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
ministrar cursos e palestras;
estabelecer plano de destinação de documentos;
planejar sistema de recuperação de informação;
produzir normas e procedimentos técnicos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
solicitar manutenção de equipamentos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
atualizar-se;
trabalhar interdisciplinarmente;
apoiar as atividades de consulta;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
pesquisar materiais de conservação;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
supervisionar trabalhos de restauração;
decidir o suporte do registro de informação;
planejar sistemas de documentação museológica;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
estabelecer diálogo com usuário;
assessorar a implantação de novas instituições;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
elaborar tabelas de temporalidade;
divulgar o acervo;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;

Setores que mais contratam Administrador de arquivos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto