Administrador de arquivos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Administrador de arquivos

Arquivistas e museólogos devem:

organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
administrar atividades patrocinadas;
conservar acervos;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
realizar atividades técnico-administrativas;
planejar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
dar acesso À informação;
comunicar-se;

Atividades

decidir o suporte do registro de informação;
recolher documentos para guarda permanente;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
definir migração para outro tipo de suporte;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
transferir documentos para guarda intermediária;
orientar a organização de arquivos correntes;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
elaborar projeto para captar recursos;
higienizar documentos/acervos;
supervisionar trabalhos de restauração;
definir a tipologia do documento;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
redigir a correspondência oficial;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
codificar documentos de arquivo;
participar de conselhos profissionais;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
estabelecer plano de destinação de documentos;
desenvolver acuidade espacial;
divulgar o acervo;
registrar documentos de arquivo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
classificar documentos por grau de sigilo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
gerir depósitos de armazenamento;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
evidenciar senso de organização;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
produzir normas e procedimentos técnicos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
planejar a ocupação das instalações físicas;
estabelecer diálogo com usuário;
assessorar a implantação de novas instituições;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
planejar ações educativas e/ou culturais;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
representar oficialmente a instituição;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
preparar material educativo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
monitorar programas de conservação preventiva;
conhecer a legislação da área de atuação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
atualizar-se;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
diagnosticar a situação dos arquivos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
armazenar documentos/acervos;
prestar contas dos financiamentos;
trabalhar em equipe;
orientar estagiários;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
negociar parcerias e produtos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
planejar sistema de recuperação de informação;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
proceder com flexibilidade;
monitorar as condições ambientais;
avaliar documentação;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
gerenciar atividades de consulta;
ser meticuloso;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
planejar sistemas de documentação museológica;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
implantar procedimentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
ministrar cursos e palestras;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
administrar prazos;
identificar fundos de arquivos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
descartar documentos de arquivo;
apoiar as atividades de consulta;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
trabalhar interdisciplinarmente;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
ordenar documentos;
planejar programas de conservação preventiva;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
desenvolver percepção aguçada;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
formular instrumentos de pesquisa;
proceder com criatividade;
elaborar plano de classificação;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
elaborar tabelas de temporalidade;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
preparar visitas técnicas;
acondicionar documentos/acervos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
planejar a alteração do suporte da informação;
identificar a produção e o fluxo documental;
classificar documentos de arquivo;
solicitar manutenção de equipamentos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
atender usuários;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
negociar recursos e patrocinadores;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
pesquisar materiais de conservação;

Setores que mais contratam Administrador de arquivos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto