Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

dar acesso À informação;
conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
demonstrar competências pessoais;
orientar a implantação de atividades técnicas;
planejar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
comunicar-se;
realizar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

representar oficialmente a instituição;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
classificar documentos por grau de sigilo;
prestar contas dos financiamentos;
planejar programas de conservação preventiva;
divulgar o acervo;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
desenvolver acuidade espacial;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
classificar documentos de arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
solicitar manutenção de equipamentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
produzir normas e procedimentos técnicos;
pesquisar materiais de conservação;
planejar sistemas de documentação museológica;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
ser meticuloso;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
negociar parcerias e produtos;
gerir depósitos de armazenamento;
orientar estagiários;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
assessorar a implantação de novas instituições;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
redigir a correspondência oficial;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
evidenciar senso de organização;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
preparar material educativo;
participar de conselhos profissionais;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
armazenar documentos/acervos;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
codificar documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
decidir o suporte do registro de informação;
estabelecer diálogo com usuário;
definir migração para outro tipo de suporte;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
planejar sistema de recuperação de informação;
trabalhar em equipe;
diagnosticar a situação dos arquivos;
identificar fundos de arquivos;
monitorar as condições ambientais;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
registrar documentos de arquivo;
trabalhar interdisciplinarmente;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
elaborar plano de classificação;
implantar procedimentos de arquivo;
planejar ações educativas e/ou culturais;
elaborar projeto para captar recursos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
definir a tipologia do documento;
ministrar cursos e palestras;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
negociar recursos e patrocinadores;
planejar a alteração do suporte da informação;
transferir documentos para guarda intermediária;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
recolher documentos para guarda permanente;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
preparar visitas técnicas;
gerenciar atividades de consulta;
elaborar tabelas de temporalidade;
apoiar as atividades de consulta;
conhecer a legislação da área de atuação;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
atualizar-se;
avaliar documentação;
atender usuários;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
supervisionar trabalhos de restauração;
acondicionar documentos/acervos;
higienizar documentos/acervos;
identificar a produção e o fluxo documental;
monitorar programas de conservação preventiva;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
desenvolver percepção aguçada;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
planejar a ocupação das instalações físicas;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
administrar prazos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
estabelecer plano de destinação de documentos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
orientar a organização de arquivos correntes;
proceder com flexibilidade;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
descartar documentos de arquivo;
formular instrumentos de pesquisa;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
proceder com criatividade;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
ordenar documentos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto