Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
realizar atividades técnico-administrativas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
demonstrar competências pessoais;
administrar atividades patrocinadas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
comunicar-se;
preparar ações educativas e/ou culturais;
dar acesso À informação;
planejar atividades técnico-administrativas;

Atividades

fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
planejar sistema de recuperação de informação;
definir migração para outro tipo de suporte;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
desenvolver acuidade espacial;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
negociar recursos e patrocinadores;
registrar documentos de arquivo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
descartar documentos de arquivo;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
divulgar o acervo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
monitorar programas de conservação preventiva;
classificar documentos por grau de sigilo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
recolher documentos para guarda permanente;
proceder com criatividade;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
representar oficialmente a instituição;
armazenar documentos/acervos;
monitorar as condições ambientais;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
ordenar documentos;
negociar parcerias e produtos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
assessorar a implantação de novas instituições;
implantar procedimentos de arquivo;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
planejar a ocupação das instalações físicas;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
definir a tipologia do documento;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
codificar documentos de arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
transferir documentos para guarda intermediária;
atualizar-se;
conhecer a legislação da área de atuação;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar a alteração do suporte da informação;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
trabalhar em equipe;
elaborar plano de classificação;
supervisionar trabalhos de restauração;
elaborar tabelas de temporalidade;
diagnosticar a situação dos arquivos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
acondicionar documentos/acervos;
ser meticuloso;
decidir o suporte do registro de informação;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
ministrar cursos e palestras;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
atender usuários;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
produzir normas e procedimentos técnicos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
proceder com flexibilidade;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
gerenciar atividades de consulta;
preparar material educativo;
desenvolver percepção aguçada;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
formular instrumentos de pesquisa;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
participar de conselhos profissionais;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
elaborar projeto para captar recursos;
orientar estagiários;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
orientar a organização de arquivos correntes;
trabalhar interdisciplinarmente;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
identificar fundos de arquivos;
solicitar manutenção de equipamentos;
prestar contas dos financiamentos;
identificar a produção e o fluxo documental;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
redigir a correspondência oficial;
classificar documentos de arquivo;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
higienizar documentos/acervos;
apoiar as atividades de consulta;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
planejar programas de conservação preventiva;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
avaliar documentação;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
pesquisar materiais de conservação;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
gerir depósitos de armazenamento;
preparar visitas técnicas;
evidenciar senso de organização;
administrar prazos;
estabelecer diálogo com usuário;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto