Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

planejar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
administrar atividades patrocinadas;
comunicar-se;
dar acesso À informação;
realizar atividades técnico-administrativas;
demonstrar competências pessoais;
conservar acervos;
preparar ações educativas e/ou culturais;
orientar a implantação de atividades técnicas;

Atividades

assessorar a implantação de novas instituições;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
ministrar cursos e palestras;
preparar visitas técnicas;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
definir migração para outro tipo de suporte;
ser meticuloso;
monitorar as condições ambientais;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
pesquisar materiais de conservação;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
produzir normas e procedimentos técnicos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
formular instrumentos de pesquisa;
supervisionar trabalhos de restauração;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
planejar sistemas de documentação museológica;
proceder com criatividade;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
preparar material educativo;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
transferir documentos para guarda intermediária;
elaborar projeto para captar recursos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
higienizar documentos/acervos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
identificar fundos de arquivos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
estabelecer plano de destinação de documentos;
identificar a produção e o fluxo documental;
evidenciar senso de organização;
desenvolver acuidade espacial;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
desenvolver percepção aguçada;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
gerenciar atividades de consulta;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
orientar estagiários;
planejar programas de conservação preventiva;
planejar ações educativas e/ou culturais;
prestar contas dos financiamentos;
elaborar tabelas de temporalidade;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
acondicionar documentos/acervos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
conhecer a legislação da área de atuação;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
apoiar as atividades de consulta;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
ordenar documentos;
representar oficialmente a instituição;
monitorar programas de conservação preventiva;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
definir a tipologia do documento;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
decidir o suporte do registro de informação;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
estabelecer diálogo com usuário;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
redigir a correspondência oficial;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
gerir depósitos de armazenamento;
trabalhar em equipe;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
avaliar documentação;
armazenar documentos/acervos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
atualizar-se;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
trabalhar interdisciplinarmente;
negociar recursos e patrocinadores;
divulgar o acervo;
elaborar plano de classificação;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
participar de conselhos profissionais;
orientar a organização de arquivos correntes;
descartar documentos de arquivo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
registrar documentos de arquivo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
atender usuários;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
classificar documentos por grau de sigilo;
codificar documentos de arquivo;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
classificar documentos de arquivo;
recolher documentos para guarda permanente;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
negociar parcerias e produtos;
solicitar manutenção de equipamentos;
administrar prazos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
proceder com flexibilidade;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
planejar a alteração do suporte da informação;
planejar sistema de recuperação de informação;
implantar procedimentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto