Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

preparar ações educativas e/ou culturais;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
dar acesso À informação;
administrar atividades patrocinadas;
realizar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;

Atividades

fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
orientar estagiários;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
planejar ações educativas e/ou culturais;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
gerir depósitos de armazenamento;
monitorar as condições ambientais;
classificar documentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
divulgar o acervo;
atualizar-se;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
proceder com flexibilidade;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
monitorar programas de conservação preventiva;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
acondicionar documentos/acervos;
planejar sistemas de documentação museológica;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
trabalhar em equipe;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
estabelecer diálogo com usuário;
gerenciar atividades de consulta;
negociar recursos e patrocinadores;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
decidir o suporte do registro de informação;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
registrar documentos de arquivo;
transferir documentos para guarda intermediária;
produzir normas e procedimentos técnicos;
identificar a produção e o fluxo documental;
preparar material educativo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
ministrar cursos e palestras;
orientar a organização de arquivos correntes;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
apoiar as atividades de consulta;
avaliar documentação;
assessorar a implantação de novas instituições;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
administrar prazos;
definir a tipologia do documento;
prestar contas dos financiamentos;
participar de conselhos profissionais;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
ordenar documentos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
atender usuários;
estabelecer plano de destinação de documentos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
implantar procedimentos de arquivo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
planejar sistema de recuperação de informação;
redigir a correspondência oficial;
formular instrumentos de pesquisa;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
evidenciar senso de organização;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
elaborar tabelas de temporalidade;
descartar documentos de arquivo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
trabalhar interdisciplinarmente;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
armazenar documentos/acervos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
desenvolver percepção aguçada;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
planejar programas de conservação preventiva;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
solicitar manutenção de equipamentos;
identificar fundos de arquivos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
negociar parcerias e produtos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
recolher documentos para guarda permanente;
diagnosticar a situação dos arquivos;
definir migração para outro tipo de suporte;
representar oficialmente a instituição;
pesquisar materiais de conservação;
preparar visitas técnicas;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
conhecer a legislação da área de atuação;
proceder com criatividade;
planejar a alteração do suporte da informação;
classificar documentos por grau de sigilo;
desenvolver acuidade espacial;
ser meticuloso;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
higienizar documentos/acervos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
elaborar projeto para captar recursos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
codificar documentos de arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
supervisionar trabalhos de restauração;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
elaborar plano de classificação;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto