Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
demonstrar competências pessoais;
dar acesso À informação;
administrar atividades patrocinadas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
orientar a implantação de atividades técnicas;

Atividades

realizar empréstimos de documentos e acervos;
ser meticuloso;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
ministrar cursos e palestras;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
atualizar-se;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
atender usuários;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
conhecer a legislação da área de atuação;
prestar contas dos financiamentos;
identificar a produção e o fluxo documental;
codificar documentos de arquivo;
planejar sistemas de documentação museológica;
preparar visitas técnicas;
orientar estagiários;
formular instrumentos de pesquisa;
trabalhar em equipe;
decidir o suporte do registro de informação;
gerenciar atividades de consulta;
classificar documentos por grau de sigilo;
negociar parcerias e produtos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
planejar sistema de recuperação de informação;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
registrar documentos de arquivo;
administrar prazos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
divulgar o acervo;
implantar procedimentos de arquivo;
monitorar as condições ambientais;
desenvolver percepção aguçada;
recolher documentos para guarda permanente;
trabalhar interdisciplinarmente;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
monitorar programas de conservação preventiva;
apoiar as atividades de consulta;
higienizar documentos/acervos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
gerir depósitos de armazenamento;
armazenar documentos/acervos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
negociar recursos e patrocinadores;
assessorar a implantação de novas instituições;
acondicionar documentos/acervos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
classificar documentos de arquivo;
evidenciar senso de organização;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
representar oficialmente a instituição;
planejar a alteração do suporte da informação;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
proceder com flexibilidade;
redigir a correspondência oficial;
definir a tipologia do documento;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
avaliar documentação;
proceder com criatividade;
desenvolver acuidade espacial;
transferir documentos para guarda intermediária;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
produzir normas e procedimentos técnicos;
supervisionar trabalhos de restauração;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
solicitar manutenção de equipamentos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
participar de conselhos profissionais;
pesquisar materiais de conservação;
elaborar tabelas de temporalidade;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
elaborar plano de classificação;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
ordenar documentos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
descartar documentos de arquivo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
identificar fundos de arquivos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
estabelecer diálogo com usuário;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
definir migração para outro tipo de suporte;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
preparar material educativo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
orientar a organização de arquivos correntes;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
elaborar projeto para captar recursos;
planejar programas de conservação preventiva;
estabelecer plano de destinação de documentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
diagnosticar a situação dos arquivos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto