Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
realizar atividades técnico-administrativas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
comunicar-se;
conservar acervos;
dar acesso À informação;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

apoiar as atividades de consulta;
proceder com flexibilidade;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
ordenar documentos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
decidir o suporte do registro de informação;
prestar contas dos financiamentos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
registrar documentos de arquivo;
classificar documentos por grau de sigilo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
desenvolver percepção aguçada;
ser meticuloso;
definir migração para outro tipo de suporte;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
assessorar a implantação de novas instituições;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
identificar a produção e o fluxo documental;
avaliar documentação;
trabalhar em equipe;
gerenciar atividades de consulta;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
divulgar o acervo;
classificar documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
transferir documentos para guarda intermediária;
recolher documentos para guarda permanente;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
monitorar programas de conservação preventiva;
estabelecer plano de destinação de documentos;
produzir normas e procedimentos técnicos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
administrar prazos;
representar oficialmente a instituição;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
codificar documentos de arquivo;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
negociar recursos e patrocinadores;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
pesquisar materiais de conservação;
negociar parcerias e produtos;
implantar procedimentos de arquivo;
planejar a ocupação das instalações físicas;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
desenvolver acuidade espacial;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
gerir depósitos de armazenamento;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
solicitar manutenção de equipamentos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
conhecer a legislação da área de atuação;
planejar sistema de recuperação de informação;
redigir a correspondência oficial;
orientar estagiários;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
participar de conselhos profissionais;
monitorar as condições ambientais;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
elaborar plano de classificação;
descartar documentos de arquivo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
ministrar cursos e palestras;
higienizar documentos/acervos;
planejar programas de conservação preventiva;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
trabalhar interdisciplinarmente;
planejar ações educativas e/ou culturais;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
elaborar tabelas de temporalidade;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
preparar visitas técnicas;
acondicionar documentos/acervos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
evidenciar senso de organização;
armazenar documentos/acervos;
definir a tipologia do documento;
identificar fundos de arquivos;
supervisionar trabalhos de restauração;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
orientar a organização de arquivos correntes;
planejar sistemas de documentação museológica;
preparar material educativo;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
formular instrumentos de pesquisa;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar a alteração do suporte da informação;
elaborar projeto para captar recursos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
estabelecer diálogo com usuário;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
atualizar-se;
atender usuários;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
proceder com criatividade;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto