Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

administrar atividades patrocinadas;
planejar atividades técnico-administrativas;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
dar acesso À informação;

Atividades

levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
planejar programas de conservação preventiva;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
ordenar documentos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
registrar documentos de arquivo;
ministrar cursos e palestras;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
desenvolver acuidade espacial;
planejar a alteração do suporte da informação;
orientar a organização de arquivos correntes;
definir migração para outro tipo de suporte;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
supervisionar trabalhos de restauração;
elaborar projeto para captar recursos;
elaborar plano de classificação;
solicitar manutenção de equipamentos;
codificar documentos de arquivo;
atualizar-se;
avaliar documentação;
evidenciar senso de organização;
prestar contas dos financiamentos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
divulgar o acervo;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
pesquisar materiais de conservação;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
higienizar documentos/acervos;
proceder com criatividade;
descartar documentos de arquivo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
armazenar documentos/acervos;
monitorar as condições ambientais;
classificar documentos de arquivo;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
planejar sistemas de documentação museológica;
trabalhar interdisciplinarmente;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
identificar a produção e o fluxo documental;
atender usuários;
ser meticuloso;
trabalhar em equipe;
negociar recursos e patrocinadores;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
administrar prazos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
representar oficialmente a instituição;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
monitorar programas de conservação preventiva;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
orientar estagiários;
formular instrumentos de pesquisa;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
planejar sistema de recuperação de informação;
assessorar a implantação de novas instituições;
gerir depósitos de armazenamento;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
negociar parcerias e produtos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
desenvolver percepção aguçada;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
elaborar tabelas de temporalidade;
preparar visitas técnicas;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
estabelecer diálogo com usuário;
gerenciar atividades de consulta;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
classificar documentos por grau de sigilo;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
acondicionar documentos/acervos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
preparar material educativo;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
produzir normas e procedimentos técnicos;
participar de conselhos profissionais;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
decidir o suporte do registro de informação;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
conhecer a legislação da área de atuação;
diagnosticar a situação dos arquivos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
recolher documentos para guarda permanente;
proceder com flexibilidade;
definir a tipologia do documento;
apoiar as atividades de consulta;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
identificar fundos de arquivos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
redigir a correspondência oficial;
planejar ações educativas e/ou culturais;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
estabelecer plano de destinação de documentos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
implantar procedimentos de arquivo;
planejar a ocupação das instalações físicas;
transferir documentos para guarda intermediária;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto