Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

planejar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
realizar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
demonstrar competências pessoais;
dar acesso À informação;
conservar acervos;
orientar a implantação de atividades técnicas;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;

Atividades

emitir certidões sobre documentos de arquivo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
orientar a organização de arquivos correntes;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
atualizar-se;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
proceder com flexibilidade;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
pesquisar materiais de conservação;
negociar recursos e patrocinadores;
classificar documentos de arquivo;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
representar oficialmente a instituição;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
administrar prazos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
ministrar cursos e palestras;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
desenvolver percepção aguçada;
participar de conselhos profissionais;
gerenciar atividades de consulta;
planejar a alteração do suporte da informação;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
identificar a produção e o fluxo documental;
produzir normas e procedimentos técnicos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
estabelecer diálogo com usuário;
registrar documentos de arquivo;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
elaborar projeto para captar recursos;
atender usuários;
identificar fundos de arquivos;
armazenar documentos/acervos;
decidir o suporte do registro de informação;
apoiar as atividades de consulta;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar ações educativas e/ou culturais;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
prestar contas dos financiamentos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
acondicionar documentos/acervos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
planejar sistemas de documentação museológica;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
planejar a ocupação das instalações físicas;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
classificar documentos por grau de sigilo;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
assessorar a implantação de novas instituições;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
implantar procedimentos de arquivo;
diagnosticar a situação dos arquivos;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
trabalhar interdisciplinarmente;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
trabalhar em equipe;
definir migração para outro tipo de suporte;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
monitorar programas de conservação preventiva;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
planejar programas de conservação preventiva;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
negociar parcerias e produtos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
monitorar as condições ambientais;
formular instrumentos de pesquisa;
preparar material educativo;
desenvolver acuidade espacial;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
recolher documentos para guarda permanente;
transferir documentos para guarda intermediária;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
ordenar documentos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
codificar documentos de arquivo;
solicitar manutenção de equipamentos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
gerir depósitos de armazenamento;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
redigir a correspondência oficial;
descartar documentos de arquivo;
ser meticuloso;
avaliar documentação;
divulgar o acervo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
definir a tipologia do documento;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
supervisionar trabalhos de restauração;
orientar estagiários;
evidenciar senso de organização;
proceder com criatividade;
conhecer a legislação da área de atuação;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
preparar visitas técnicas;
elaborar plano de classificação;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
higienizar documentos/acervos;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
planejar sistema de recuperação de informação;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
elaborar tabelas de temporalidade;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto