Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

demonstrar competências pessoais;
conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
comunicar-se;
administrar atividades patrocinadas;
dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;

Atividades

higienizar documentos/acervos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
atender usuários;
evidenciar senso de organização;
ministrar cursos e palestras;
decidir o suporte do registro de informação;
acondicionar documentos/acervos;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
redigir a correspondência oficial;
apoiar as atividades de consulta;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
descartar documentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
desenvolver percepção aguçada;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
formular instrumentos de pesquisa;
desenvolver acuidade espacial;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
implantar procedimentos de arquivo;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
definir migração para outro tipo de suporte;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
estabelecer diálogo com usuário;
planejar sistema de recuperação de informação;
proceder com criatividade;
codificar documentos de arquivo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
identificar a produção e o fluxo documental;
proceder com flexibilidade;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
monitorar as condições ambientais;
assessorar a implantação de novas instituições;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
negociar recursos e patrocinadores;
conhecer a legislação da área de atuação;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
definir a tipologia do documento;
elaborar projeto para captar recursos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
classificar documentos por grau de sigilo;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
classificar documentos de arquivo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
produzir normas e procedimentos técnicos;
solicitar manutenção de equipamentos;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
preparar material educativo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
negociar parcerias e produtos;
representar oficialmente a instituição;
preparar visitas técnicas;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
transferir documentos para guarda intermediária;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
divulgar o acervo;
recolher documentos para guarda permanente;
orientar estagiários;
gerir depósitos de armazenamento;
avaliar documentação;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
armazenar documentos/acervos;
elaborar plano de classificação;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
atualizar-se;
ser meticuloso;
estabelecer plano de destinação de documentos;
supervisionar trabalhos de restauração;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
participar de conselhos profissionais;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
planejar a alteração do suporte da informação;
planejar ações educativas e/ou culturais;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
registrar documentos de arquivo;
planejar programas de conservação preventiva;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
gerenciar atividades de consulta;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
diagnosticar a situação dos arquivos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
prestar contas dos financiamentos;
monitorar programas de conservação preventiva;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
administrar prazos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
trabalhar em equipe;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
identificar fundos de arquivos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
elaborar tabelas de temporalidade;
ordenar documentos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
trabalhar interdisciplinarmente;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
pesquisar materiais de conservação;
orientar a organização de arquivos correntes;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto