Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

realizar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
demonstrar competências pessoais;
comunicar-se;
dar acesso À informação;
preparar ações educativas e/ou culturais;
conservar acervos;
orientar a implantação de atividades técnicas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;

Atividades

emitir certidões sobre documentos de arquivo;
armazenar documentos/acervos;
representar oficialmente a instituição;
descartar documentos de arquivo;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
pesquisar materiais de conservação;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
higienizar documentos/acervos;
divulgar o acervo;
definir a tipologia do documento;
desenvolver percepção aguçada;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
orientar a organização de arquivos correntes;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
monitorar programas de conservação preventiva;
planejar sistema de recuperação de informação;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
estabelecer diálogo com usuário;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
redigir a correspondência oficial;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
solicitar manutenção de equipamentos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
monitorar as condições ambientais;
negociar recursos e patrocinadores;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
preparar visitas técnicas;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
elaborar projeto para captar recursos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
prestar contas dos financiamentos;
apoiar as atividades de consulta;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
planejar a alteração do suporte da informação;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
elaborar tabelas de temporalidade;
formular instrumentos de pesquisa;
trabalhar interdisciplinarmente;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
evidenciar senso de organização;
identificar a produção e o fluxo documental;
negociar parcerias e produtos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
gerenciar atividades de consulta;
avaliar documentação;
transferir documentos para guarda intermediária;
proceder com flexibilidade;
implantar procedimentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
ser meticuloso;
ordenar documentos;
gerir depósitos de armazenamento;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
administrar prazos;
ministrar cursos e palestras;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
participar de conselhos profissionais;
estabelecer plano de destinação de documentos;
proceder com criatividade;
supervisionar trabalhos de restauração;
classificar documentos por grau de sigilo;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
planejar programas de conservação preventiva;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
produzir normas e procedimentos técnicos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
classificar documentos de arquivo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
decidir o suporte do registro de informação;
elaborar plano de classificação;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
identificar fundos de arquivos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
recolher documentos para guarda permanente;
assessorar a implantação de novas instituições;
atualizar-se;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
desenvolver acuidade espacial;
planejar sistemas de documentação museológica;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
atender usuários;
preparar material educativo;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
conhecer a legislação da área de atuação;
registrar documentos de arquivo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
definir migração para outro tipo de suporte;
acondicionar documentos/acervos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
codificar documentos de arquivo;
trabalhar em equipe;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar ações educativas e/ou culturais;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
orientar estagiários;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto