Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

realizar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
dar acesso À informação;
comunicar-se;

Atividades

gerenciar atividades de consulta;
divulgar o acervo;
negociar parcerias e produtos;
ser meticuloso;
monitorar as condições ambientais;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
formular instrumentos de pesquisa;
descartar documentos de arquivo;
preparar visitas técnicas;
avaliar documentação;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
proceder com criatividade;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
monitorar programas de conservação preventiva;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
trabalhar em equipe;
gerir depósitos de armazenamento;
preparar material educativo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
transferir documentos para guarda intermediária;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
desenvolver acuidade espacial;
elaborar projeto para captar recursos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
assessorar a implantação de novas instituições;
representar oficialmente a instituição;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
proceder com flexibilidade;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
registrar documentos de arquivo;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
decidir o suporte do registro de informação;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
identificar a produção e o fluxo documental;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
ordenar documentos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
negociar recursos e patrocinadores;
estabelecer plano de destinação de documentos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
prestar contas dos financiamentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
apoiar as atividades de consulta;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
redigir a correspondência oficial;
atualizar-se;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
higienizar documentos/acervos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
solicitar manutenção de equipamentos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
definir migração para outro tipo de suporte;
codificar documentos de arquivo;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
planejar a alteração do suporte da informação;
conhecer a legislação da área de atuação;
armazenar documentos/acervos;
produzir normas e procedimentos técnicos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
ministrar cursos e palestras;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
acondicionar documentos/acervos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
identificar fundos de arquivos;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
participar de conselhos profissionais;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
elaborar tabelas de temporalidade;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
evidenciar senso de organização;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
orientar a organização de arquivos correntes;
administrar prazos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
desenvolver percepção aguçada;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
planejar sistemas de documentação museológica;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
estabelecer diálogo com usuário;
elaborar plano de classificação;
orientar estagiários;
classificar documentos por grau de sigilo;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
planejar sistema de recuperação de informação;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
trabalhar interdisciplinarmente;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
pesquisar materiais de conservação;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
definir a tipologia do documento;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
implantar procedimentos de arquivo;
atender usuários;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
recolher documentos para guarda permanente;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
planejar programas de conservação preventiva;
planejar a ocupação das instalações físicas;
supervisionar trabalhos de restauração;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
classificar documentos de arquivo;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto