Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

dar acesso À informação;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
conservar acervos;
administrar atividades patrocinadas;
realizar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;

Atividades

levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
redigir a correspondência oficial;
decidir o suporte do registro de informação;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
codificar documentos de arquivo;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
divulgar o acervo;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
conhecer a legislação da área de atuação;
preparar visitas técnicas;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
elaborar tabelas de temporalidade;
prestar contas dos financiamentos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
planejar a alteração do suporte da informação;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
armazenar documentos/acervos;
preparar material educativo;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
planejar sistemas de documentação museológica;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
desenvolver acuidade espacial;
diagnosticar a situação dos arquivos;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
transferir documentos para guarda intermediária;
orientar a organização de arquivos correntes;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
estabelecer diálogo com usuário;
descartar documentos de arquivo;
formular instrumentos de pesquisa;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
recolher documentos para guarda permanente;
definir migração para outro tipo de suporte;
negociar recursos e patrocinadores;
avaliar documentação;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
planejar programas de conservação preventiva;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
atualizar-se;
ser meticuloso;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
implantar procedimentos de arquivo;
classificar documentos de arquivo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
supervisionar trabalhos de restauração;
desenvolver percepção aguçada;
participar de conselhos profissionais;
acondicionar documentos/acervos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
gerenciar atividades de consulta;
ministrar cursos e palestras;
proceder com flexibilidade;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
trabalhar interdisciplinarmente;
produzir normas e procedimentos técnicos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
evidenciar senso de organização;
monitorar as condições ambientais;
higienizar documentos/acervos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
negociar parcerias e produtos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
identificar a produção e o fluxo documental;
classificar documentos por grau de sigilo;
planejar sistema de recuperação de informação;
apoiar as atividades de consulta;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
proceder com criatividade;
pesquisar materiais de conservação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
solicitar manutenção de equipamentos;
assessorar a implantação de novas instituições;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
definir a tipologia do documento;
elaborar plano de classificação;
identificar fundos de arquivos;
representar oficialmente a instituição;
orientar estagiários;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
trabalhar em equipe;
monitorar programas de conservação preventiva;
administrar prazos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
registrar documentos de arquivo;
ordenar documentos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
planejar a ocupação das instalações físicas;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
atender usuários;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
gerir depósitos de armazenamento;
elaborar projeto para captar recursos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
realizar empréstimos de documentos e acervos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto