Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

dar acesso À informação;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
demonstrar competências pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
comunicar-se;
administrar atividades patrocinadas;
conservar acervos;
orientar a implantação de atividades técnicas;
realizar atividades técnico-administrativas;

Atividades

coordenar ações educativas e/ou culturais;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
ser meticuloso;
solicitar manutenção de equipamentos;
elaborar projeto para captar recursos;
acondicionar documentos/acervos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
preparar material educativo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
conhecer a legislação da área de atuação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
registrar documentos de arquivo;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
atualizar-se;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
ministrar cursos e palestras;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
gerenciar atividades de consulta;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
classificar documentos por grau de sigilo;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
identificar a produção e o fluxo documental;
pesquisar materiais de conservação;
implantar procedimentos de arquivo;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
recolher documentos para guarda permanente;
assessorar a implantação de novas instituições;
apoiar as atividades de consulta;
elaborar tabelas de temporalidade;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
trabalhar interdisciplinarmente;
transferir documentos para guarda intermediária;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
monitorar as condições ambientais;
proceder com flexibilidade;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
negociar parcerias e produtos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
divulgar o acervo;
planejar a alteração do suporte da informação;
planejar sistemas de documentação museológica;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
atender usuários;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
decidir o suporte do registro de informação;
avaliar documentação;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
monitorar programas de conservação preventiva;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
descartar documentos de arquivo;
orientar estagiários;
planejar sistema de recuperação de informação;
representar oficialmente a instituição;
identificar fundos de arquivos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
trabalhar em equipe;
codificar documentos de arquivo;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
proceder com criatividade;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
prestar contas dos financiamentos;
produzir normas e procedimentos técnicos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
preparar visitas técnicas;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
administrar prazos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
planejar programas de conservação preventiva;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
elaborar plano de classificação;
desenvolver acuidade espacial;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
negociar recursos e patrocinadores;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
planejar a ocupação das instalações físicas;
ordenar documentos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
classificar documentos de arquivo;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
armazenar documentos/acervos;
participar de conselhos profissionais;
estabelecer plano de destinação de documentos;
definir a tipologia do documento;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
diagnosticar a situação dos arquivos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
gerir depósitos de armazenamento;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
formular instrumentos de pesquisa;
supervisionar trabalhos de restauração;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
estabelecer diálogo com usuário;
redigir a correspondência oficial;
evidenciar senso de organização;
higienizar documentos/acervos;
desenvolver percepção aguçada;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
orientar a organização de arquivos correntes;
definir migração para outro tipo de suporte;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto