Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

planejar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
orientar a implantação de atividades técnicas;
comunicar-se;
administrar atividades patrocinadas;
realizar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
dar acesso À informação;
demonstrar competências pessoais;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;

Atividades

coordenar as políticas públicas de arquivos;
produzir normas e procedimentos técnicos;
identificar fundos de arquivos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
monitorar as condições ambientais;
orientar estagiários;
gerir depósitos de armazenamento;
solicitar manutenção de equipamentos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
administrar prazos;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
supervisionar trabalhos de restauração;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
elaborar projeto para captar recursos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
estabelecer diálogo com usuário;
atender usuários;
ser meticuloso;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
pesquisar materiais de conservação;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
orientar a organização de arquivos correntes;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
evidenciar senso de organização;
identificar a produção e o fluxo documental;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
planejar sistema de recuperação de informação;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
acondicionar documentos/acervos;
divulgar o acervo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
assessorar a implantação de novas instituições;
trabalhar em equipe;
conhecer a legislação da área de atuação;
representar oficialmente a instituição;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
definir a tipologia do documento;
estabelecer plano de destinação de documentos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
registrar documentos de arquivo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
diagnosticar a situação dos arquivos;
armazenar documentos/acervos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
planejar ações educativas e/ou culturais;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
higienizar documentos/acervos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar sistemas de documentação museológica;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
participar de conselhos profissionais;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
classificar documentos por grau de sigilo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
ministrar cursos e palestras;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
trabalhar interdisciplinarmente;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
preparar visitas técnicas;
classificar documentos de arquivo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
monitorar programas de conservação preventiva;
negociar recursos e patrocinadores;
desenvolver percepção aguçada;
elaborar tabelas de temporalidade;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
redigir a correspondência oficial;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
negociar parcerias e produtos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
preparar material educativo;
ordenar documentos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
gerenciar atividades de consulta;
recolher documentos para guarda permanente;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
codificar documentos de arquivo;
transferir documentos para guarda intermediária;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
definir migração para outro tipo de suporte;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
proceder com criatividade;
avaliar documentação;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
decidir o suporte do registro de informação;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
apoiar as atividades de consulta;
planejar a alteração do suporte da informação;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
desenvolver acuidade espacial;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
implantar procedimentos de arquivo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
descartar documentos de arquivo;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
proceder com flexibilidade;
elaborar plano de classificação;
prestar contas dos financiamentos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
formular instrumentos de pesquisa;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
atualizar-se;
planejar a ocupação das instalações físicas;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
planejar programas de conservação preventiva;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto