Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
dar acesso À informação;
demonstrar competências pessoais;
comunicar-se;
conservar acervos;
orientar a implantação de atividades técnicas;
planejar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
realizar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
participar de conselhos profissionais;
apoiar as atividades de consulta;
preparar visitas técnicas;
prestar contas dos financiamentos;
pesquisar materiais de conservação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
atualizar-se;
planejar a alteração do suporte da informação;
conhecer a legislação da área de atuação;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
negociar recursos e patrocinadores;
planejar programas de conservação preventiva;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
definir a tipologia do documento;
elaborar projeto para captar recursos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
ordenar documentos;
armazenar documentos/acervos;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
monitorar programas de conservação preventiva;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
negociar parcerias e produtos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
gerenciar atividades de consulta;
evidenciar senso de organização;
planejar a ocupação das instalações físicas;
preparar material educativo;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
classificar documentos de arquivo;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
desenvolver percepção aguçada;
estabelecer diálogo com usuário;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
codificar documentos de arquivo;
planejar ações educativas e/ou culturais;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar sistema de recuperação de informação;
higienizar documentos/acervos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
produzir normas e procedimentos técnicos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
recolher documentos para guarda permanente;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
transferir documentos para guarda intermediária;
orientar estagiários;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
solicitar manutenção de equipamentos;
ministrar cursos e palestras;
gerir depósitos de armazenamento;
estabelecer plano de destinação de documentos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
divulgar o acervo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
identificar fundos de arquivos;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
trabalhar em equipe;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
orientar a organização de arquivos correntes;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
identificar a produção e o fluxo documental;
atender usuários;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
redigir a correspondência oficial;
proceder com criatividade;
trabalhar interdisciplinarmente;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
elaborar tabelas de temporalidade;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
desenvolver acuidade espacial;
descartar documentos de arquivo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
administrar prazos;
elaborar plano de classificação;
supervisionar trabalhos de restauração;
classificar documentos por grau de sigilo;
ser meticuloso;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
registrar documentos de arquivo;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
representar oficialmente a instituição;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
decidir o suporte do registro de informação;
assessorar a implantação de novas instituições;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
definir migração para outro tipo de suporte;
implantar procedimentos de arquivo;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
avaliar documentação;
proceder com flexibilidade;
monitorar as condições ambientais;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
acondicionar documentos/acervos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
formular instrumentos de pesquisa;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto