Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
dar acesso À informação;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
planejar ações educativas e/ou culturais;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
estabelecer plano de destinação de documentos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
armazenar documentos/acervos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
desenvolver acuidade espacial;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
identificar a produção e o fluxo documental;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
transferir documentos para guarda intermediária;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
trabalhar em equipe;
divulgar o acervo;
registrar documentos de arquivo;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
implantar procedimentos de arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
negociar recursos e patrocinadores;
estabelecer diálogo com usuário;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
diagnosticar a situação dos arquivos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
elaborar projeto para captar recursos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
elaborar tabelas de temporalidade;
descartar documentos de arquivo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
negociar parcerias e produtos;
classificar documentos de arquivo;
solicitar manutenção de equipamentos;
desenvolver percepção aguçada;
assessorar a implantação de novas instituições;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
ser meticuloso;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
planejar sistemas de documentação museológica;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
trabalhar interdisciplinarmente;
pesquisar materiais de conservação;
gerir depósitos de armazenamento;
definir migração para outro tipo de suporte;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
atualizar-se;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
ministrar cursos e palestras;
planejar a ocupação das instalações físicas;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
atender usuários;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar sistema de recuperação de informação;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
decidir o suporte do registro de informação;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
prestar contas dos financiamentos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
definir a tipologia do documento;
formular instrumentos de pesquisa;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
produzir normas e procedimentos técnicos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
proceder com criatividade;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
higienizar documentos/acervos;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
ordenar documentos;
gerenciar atividades de consulta;
supervisionar trabalhos de restauração;
orientar estagiários;
codificar documentos de arquivo;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
participar de conselhos profissionais;
representar oficialmente a instituição;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
identificar fundos de arquivos;
planejar a alteração do suporte da informação;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
acondicionar documentos/acervos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
administrar prazos;
conhecer a legislação da área de atuação;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
redigir a correspondência oficial;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
proceder com flexibilidade;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
recolher documentos para guarda permanente;
planejar programas de conservação preventiva;
orientar a organização de arquivos correntes;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
preparar visitas técnicas;
elaborar plano de classificação;
apoiar as atividades de consulta;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
avaliar documentação;
classificar documentos por grau de sigilo;
monitorar as condições ambientais;
preparar material educativo;
monitorar programas de conservação preventiva;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
evidenciar senso de organização;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto