Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

demonstrar competências pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
realizar atividades técnico-administrativas;
planejar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
dar acesso À informação;
conservar acervos;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

atualizar-se;
classificar documentos de arquivo;
monitorar as condições ambientais;
gerir depósitos de armazenamento;
planejar sistema de recuperação de informação;
registrar documentos de arquivo;
definir migração para outro tipo de suporte;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
planejar a alteração do suporte da informação;
solicitar manutenção de equipamentos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
higienizar documentos/acervos;
identificar a produção e o fluxo documental;
trabalhar interdisciplinarmente;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
desenvolver percepção aguçada;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
descartar documentos de arquivo;
identificar fundos de arquivos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
implantar procedimentos de arquivo;
conhecer a legislação da área de atuação;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
participar de conselhos profissionais;
elaborar projeto para captar recursos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
ministrar cursos e palestras;
representar oficialmente a instituição;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
elaborar tabelas de temporalidade;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
escrever trabalhos técnicos e científicos;
atender usuários;
pesquisar materiais de conservação;
planejar programas de conservação preventiva;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
codificar documentos de arquivo;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
monitorar programas de conservação preventiva;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
acondicionar documentos/acervos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
supervisionar trabalhos de restauração;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
proceder com flexibilidade;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
assessorar a implantação de novas instituições;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
preparar material educativo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
formular instrumentos de pesquisa;
divulgar o acervo;
negociar recursos e patrocinadores;
definir a tipologia do documento;
planejar sistemas de documentação museológica;
ser meticuloso;
diagnosticar a situação dos arquivos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
apoiar as atividades de consulta;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
produzir normas e procedimentos técnicos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
recolher documentos para guarda permanente;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
estabelecer diálogo com usuário;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
avaliar documentação;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
orientar estagiários;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
desenvolver acuidade espacial;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
transferir documentos para guarda intermediária;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
elaborar plano de classificação;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
preparar visitas técnicas;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
prestar contas dos financiamentos;
trabalhar em equipe;
planejar a ocupação das instalações físicas;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
gerenciar atividades de consulta;
negociar parcerias e produtos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
proceder com criatividade;
estabelecer plano de destinação de documentos;
ordenar documentos;
evidenciar senso de organização;
decidir o suporte do registro de informação;
classificar documentos por grau de sigilo;
administrar prazos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
armazenar documentos/acervos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
orientar a organização de arquivos correntes;
redigir a correspondência oficial;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto