Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

comunicar-se;
demonstrar competências pessoais;
dar acesso À informação;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;
conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
orientar a implantação de atividades técnicas;

Atividades

supervisionar trabalhos de restauração;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
registrar documentos de arquivo;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
participar de conselhos profissionais;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
elaborar projeto para captar recursos;
proceder com criatividade;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
atualizar-se;
divulgar o acervo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
elaborar tabelas de temporalidade;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
proceder com flexibilidade;
trabalhar interdisciplinarmente;
evidenciar senso de organização;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
transferir documentos para guarda intermediária;
preparar material educativo;
produzir normas e procedimentos técnicos;
identificar a produção e o fluxo documental;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
prestar contas dos financiamentos;
monitorar programas de conservação preventiva;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
negociar parcerias e produtos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
atender usuários;
orientar estagiários;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
preparar visitas técnicas;
pesquisar materiais de conservação;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
armazenar documentos/acervos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
estabelecer plano de destinação de documentos;
recolher documentos para guarda permanente;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
classificar documentos de arquivo;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
solicitar manutenção de equipamentos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
gerir depósitos de armazenamento;
monitorar as condições ambientais;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
higienizar documentos/acervos;
assessorar a implantação de novas instituições;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
definir migração para outro tipo de suporte;
formular instrumentos de pesquisa;
descartar documentos de arquivo;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
codificar documentos de arquivo;
representar oficialmente a instituição;
identificar fundos de arquivos;
acondicionar documentos/acervos;
orientar a organização de arquivos correntes;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
administrar prazos;
planejar sistema de recuperação de informação;
desenvolver acuidade espacial;
planejar programas de conservação preventiva;
ordenar documentos;
ser meticuloso;
redigir a correspondência oficial;
classificar documentos por grau de sigilo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
negociar recursos e patrocinadores;
desenvolver percepção aguçada;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
planejar a alteração do suporte da informação;
apoiar as atividades de consulta;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
conhecer a legislação da área de atuação;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
planejar sistemas de documentação museológica;
decidir o suporte do registro de informação;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
estabelecer diálogo com usuário;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
implantar procedimentos de arquivo;
gerenciar atividades de consulta;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
ministrar cursos e palestras;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
definir a tipologia do documento;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
elaborar plano de classificação;
avaliar documentação;
planejar a ocupação das instalações físicas;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
trabalhar em equipe;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto