Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
realizar atividades técnico-administrativas;
planejar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
administrar atividades patrocinadas;
demonstrar competências pessoais;
orientar a implantação de atividades técnicas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
comunicar-se;
dar acesso À informação;

Atividades

controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
participar de conselhos profissionais;
preparar material educativo;
definir a tipologia do documento;
ministrar cursos e palestras;
avaliar documentação;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
negociar parcerias e produtos;
definir migração para outro tipo de suporte;
registrar documentos de arquivo;
diagnosticar a situação dos arquivos;
solicitar manutenção de equipamentos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
preparar visitas técnicas;
identificar fundos de arquivos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
transferir documentos para guarda intermediária;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
ordenar documentos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
negociar recursos e patrocinadores;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
gerenciar atividades de consulta;
estabelecer plano de destinação de documentos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar programas de conservação preventiva;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
proceder com flexibilidade;
planejar a alteração do suporte da informação;
implantar procedimentos de arquivo;
elaborar projeto para captar recursos;
planejar sistema de recuperação de informação;
produzir normas e procedimentos técnicos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
classificar documentos de arquivo;
atualizar-se;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
prestar contas dos financiamentos;
planejar sistemas de documentação museológica;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
acondicionar documentos/acervos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
monitorar as condições ambientais;
administrar prazos;
higienizar documentos/acervos;
identificar a produção e o fluxo documental;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
planejar a ocupação das instalações físicas;
trabalhar interdisciplinarmente;
representar oficialmente a instituição;
formular instrumentos de pesquisa;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
elaborar tabelas de temporalidade;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
assessorar a implantação de novas instituições;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
armazenar documentos/acervos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
conhecer a legislação da área de atuação;
monitorar programas de conservação preventiva;
classificar documentos por grau de sigilo;
apoiar as atividades de consulta;
decidir o suporte do registro de informação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
proceder com criatividade;
ser meticuloso;
gerir depósitos de armazenamento;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
supervisionar trabalhos de restauração;
divulgar o acervo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
desenvolver acuidade espacial;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
codificar documentos de arquivo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
recolher documentos para guarda permanente;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
redigir a correspondência oficial;
elaborar plano de classificação;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
atender usuários;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
pesquisar materiais de conservação;
evidenciar senso de organização;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
orientar estagiários;
descartar documentos de arquivo;
desenvolver percepção aguçada;
estabelecer diálogo com usuário;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
trabalhar em equipe;
orientar a organização de arquivos correntes;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto