Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
comunicar-se;
realizar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
dar acesso À informação;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;
planejar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;

Atividades

apresentar trabalhos técnicos e científicos;
transferir documentos para guarda intermediária;
classificar documentos de arquivo;
descartar documentos de arquivo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
administrar prazos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
atender usuários;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
acondicionar documentos/acervos;
participar de conselhos profissionais;
produzir normas e procedimentos técnicos;
armazenar documentos/acervos;
proceder com criatividade;
identificar a produção e o fluxo documental;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
conhecer a legislação da área de atuação;
gerir depósitos de armazenamento;
elaborar projeto para captar recursos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
trabalhar em equipe;
negociar recursos e patrocinadores;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
atualizar-se;
recolher documentos para guarda permanente;
divulgar o acervo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
registrar documentos de arquivo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
supervisionar trabalhos de restauração;
trabalhar interdisciplinarmente;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
decidir o suporte do registro de informação;
estabelecer diálogo com usuário;
planejar ações educativas e/ou culturais;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
preparar material educativo;
ser meticuloso;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
planejar a alteração do suporte da informação;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
definir a tipologia do documento;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
estabelecer plano de destinação de documentos;
higienizar documentos/acervos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
negociar parcerias e produtos;
solicitar manutenção de equipamentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
avaliar documentação;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
implantar procedimentos de arquivo;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
representar oficialmente a instituição;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
preparar visitas técnicas;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
planejar sistemas de documentação museológica;
redigir a correspondência oficial;
elaborar tabelas de temporalidade;
identificar fundos de arquivos;
ministrar cursos e palestras;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
desenvolver percepção aguçada;
apoiar as atividades de consulta;
monitorar as condições ambientais;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
formular instrumentos de pesquisa;
orientar estagiários;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
pesquisar materiais de conservação;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
evidenciar senso de organização;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
gerenciar atividades de consulta;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
definir migração para outro tipo de suporte;
elaborar plano de classificação;
classificar documentos por grau de sigilo;
desenvolver acuidade espacial;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
diagnosticar a situação dos arquivos;
orientar a organização de arquivos correntes;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
codificar documentos de arquivo;
planejar programas de conservação preventiva;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
ordenar documentos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
assessorar a implantação de novas instituições;
proceder com flexibilidade;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
prestar contas dos financiamentos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
planejar sistema de recuperação de informação;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
monitorar programas de conservação preventiva;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
planejar a ocupação das instalações físicas;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto