Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

comunicar-se;
realizar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
administrar atividades patrocinadas;
planejar atividades técnico-administrativas;
dar acesso À informação;
conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;

Atividades

planejar a alteração do suporte da informação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
higienizar documentos/acervos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
codificar documentos de arquivo;
recolher documentos para guarda permanente;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
desenvolver percepção aguçada;
identificar a produção e o fluxo documental;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
atender usuários;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
trabalhar em equipe;
avaliar documentação;
ser meticuloso;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
apoiar as atividades de consulta;
proceder com flexibilidade;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
monitorar programas de conservação preventiva;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
registrar documentos de arquivo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
solicitar manutenção de equipamentos;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
supervisionar trabalhos de restauração;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
definir migração para outro tipo de suporte;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
representar oficialmente a instituição;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
desenvolver acuidade espacial;
estabelecer diálogo com usuário;
acondicionar documentos/acervos;
participar de conselhos profissionais;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
preparar visitas técnicas;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
implantar procedimentos de arquivo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
monitorar as condições ambientais;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
planejar programas de conservação preventiva;
armazenar documentos/acervos;
orientar a organização de arquivos correntes;
evidenciar senso de organização;
conhecer a legislação da área de atuação;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
decidir o suporte do registro de informação;
atualizar-se;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
elaborar projeto para captar recursos;
planejar sistema de recuperação de informação;
prestar contas dos financiamentos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
elaborar tabelas de temporalidade;
administrar prazos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
produzir normas e procedimentos técnicos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
redigir a correspondência oficial;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
identificar fundos de arquivos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
assessorar a implantação de novas instituições;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
descartar documentos de arquivo;
trabalhar interdisciplinarmente;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
transferir documentos para guarda intermediária;
ordenar documentos;
ministrar cursos e palestras;
classificar documentos por grau de sigilo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
elaborar plano de classificação;
gerenciar atividades de consulta;
orientar estagiários;
negociar parcerias e produtos;
definir a tipologia do documento;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
pesquisar materiais de conservação;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
gerir depósitos de armazenamento;
diagnosticar a situação dos arquivos;
planejar sistemas de documentação museológica;
negociar recursos e patrocinadores;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
preparar material educativo;
classificar documentos de arquivo;
divulgar o acervo;
formular instrumentos de pesquisa;
proceder com criatividade;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto