Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;
realizar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;
planejar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
administrar atividades patrocinadas;
demonstrar competências pessoais;

Atividades

executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
proceder com criatividade;
gerir depósitos de armazenamento;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
decidir o suporte do registro de informação;
estabelecer plano de destinação de documentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
monitorar programas de conservação preventiva;
registrar documentos de arquivo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
elaborar plano de classificação;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
gerenciar atividades de consulta;
acondicionar documentos/acervos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
assessorar a implantação de novas instituições;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
orientar a organização de arquivos correntes;
planejar a alteração do suporte da informação;
trabalhar em equipe;
codificar documentos de arquivo;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
transferir documentos para guarda intermediária;
negociar recursos e patrocinadores;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
identificar fundos de arquivos;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
definir migração para outro tipo de suporte;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
diagnosticar a situação dos arquivos;
preparar visitas técnicas;
administrar prazos;
ordenar documentos;
planejar sistemas de documentação museológica;
descartar documentos de arquivo;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
solicitar manutenção de equipamentos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
trabalhar interdisciplinarmente;
atualizar-se;
armazenar documentos/acervos;
desenvolver percepção aguçada;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
supervisionar trabalhos de restauração;
apoiar as atividades de consulta;
ser meticuloso;
implantar procedimentos de arquivo;
avaliar documentação;
divulgar o acervo;
orientar estagiários;
produzir normas e procedimentos técnicos;
prestar contas dos financiamentos;
identificar a produção e o fluxo documental;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
higienizar documentos/acervos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar sistema de recuperação de informação;
preparar material educativo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
planejar programas de conservação preventiva;
redigir a correspondência oficial;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
representar oficialmente a instituição;
ministrar cursos e palestras;
planejar ações educativas e/ou culturais;
classificar documentos de arquivo;
estabelecer diálogo com usuário;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
elaborar tabelas de temporalidade;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
pesquisar materiais de conservação;
recolher documentos para guarda permanente;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
negociar parcerias e produtos;
participar de conselhos profissionais;
monitorar as condições ambientais;
conhecer a legislação da área de atuação;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
classificar documentos por grau de sigilo;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
desenvolver acuidade espacial;
elaborar projeto para captar recursos;
evidenciar senso de organização;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
proceder com flexibilidade;
formular instrumentos de pesquisa;
atender usuários;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
definir a tipologia do documento;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto