Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

conservar acervos;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
realizar atividades técnico-administrativas;
demonstrar competências pessoais;
comunicar-se;
planejar atividades técnico-administrativas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;

Atividades

participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
armazenar documentos/acervos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
registrar documentos de arquivo;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
preparar material educativo;
gerir depósitos de armazenamento;
formular instrumentos de pesquisa;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
redigir a correspondência oficial;
elaborar tabelas de temporalidade;
elaborar plano de classificação;
avaliar documentação;
classificar documentos de arquivo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
administrar prazos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
representar oficialmente a instituição;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
orientar estagiários;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
elaborar projeto para captar recursos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
orientar a organização de arquivos correntes;
prestar contas dos financiamentos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
planejar ações educativas e/ou culturais;
gerenciar atividades de consulta;
planejar sistema de recuperação de informação;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
estabelecer plano de destinação de documentos;
codificar documentos de arquivo;
evidenciar senso de organização;
monitorar as condições ambientais;
diagnosticar a situação dos arquivos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
definir migração para outro tipo de suporte;
planejar programas de conservação preventiva;
participar de conselhos profissionais;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
supervisionar trabalhos de restauração;
conhecer a legislação da área de atuação;
preparar visitas técnicas;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
trabalhar em equipe;
proceder com criatividade;
definir a tipologia do documento;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
planejar a ocupação das instalações físicas;
assessorar a implantação de novas instituições;
desenvolver acuidade espacial;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
monitorar programas de conservação preventiva;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
decidir o suporte do registro de informação;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
ordenar documentos;
desenvolver percepção aguçada;
pesquisar materiais de conservação;
apoiar as atividades de consulta;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar a alteração do suporte da informação;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
proceder com flexibilidade;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
trabalhar interdisciplinarmente;
implantar procedimentos de arquivo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
atualizar-se;
ser meticuloso;
ministrar cursos e palestras;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
solicitar manutenção de equipamentos;
negociar recursos e patrocinadores;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
atender usuários;
transferir documentos para guarda intermediária;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
negociar parcerias e produtos;
descartar documentos de arquivo;
divulgar o acervo;
acondicionar documentos/acervos;
higienizar documentos/acervos;
identificar a produção e o fluxo documental;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
estabelecer diálogo com usuário;
produzir normas e procedimentos técnicos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
classificar documentos por grau de sigilo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
identificar fundos de arquivos;
recolher documentos para guarda permanente;
escrever trabalhos técnicos e científicos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto