Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

administrar atividades patrocinadas;
comunicar-se;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
demonstrar competências pessoais;
dar acesso À informação;
preparar ações educativas e/ou culturais;
conservar acervos;
realizar atividades técnico-administrativas;
planejar atividades técnico-administrativas;

Atividades

considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
ordenar documentos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
monitorar programas de conservação preventiva;
descartar documentos de arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
evidenciar senso de organização;
identificar fundos de arquivos;
formular instrumentos de pesquisa;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
armazenar documentos/acervos;
supervisionar trabalhos de restauração;
higienizar documentos/acervos;
desenvolver percepção aguçada;
proceder com flexibilidade;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
definir migração para outro tipo de suporte;
solicitar manutenção de equipamentos;
ministrar cursos e palestras;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
administrar prazos;
planejar programas de conservação preventiva;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
estabelecer diálogo com usuário;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
gerir depósitos de armazenamento;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
decidir o suporte do registro de informação;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
assessorar a implantação de novas instituições;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
atualizar-se;
avaliar documentação;
preparar visitas técnicas;
negociar recursos e patrocinadores;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
acondicionar documentos/acervos;
atender usuários;
pesquisar materiais de conservação;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
desenvolver acuidade espacial;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
classificar documentos de arquivo;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar sistemas de documentação museológica;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
negociar parcerias e produtos;
planejar a ocupação das instalações físicas;
orientar estagiários;
diagnosticar a situação dos arquivos;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
representar oficialmente a instituição;
ser meticuloso;
preparar material educativo;
definir a tipologia do documento;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
proceder com criatividade;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
recolher documentos para guarda permanente;
implantar procedimentos de arquivo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
elaborar plano de classificação;
monitorar as condições ambientais;
identificar a produção e o fluxo documental;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
transferir documentos para guarda intermediária;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
conhecer a legislação da área de atuação;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
classificar documentos por grau de sigilo;
elaborar tabelas de temporalidade;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
prestar contas dos financiamentos;
apoiar as atividades de consulta;
registrar documentos de arquivo;
elaborar projeto para captar recursos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
produzir normas e procedimentos técnicos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
planejar ações educativas e/ou culturais;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
divulgar o acervo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
redigir a correspondência oficial;
participar de conselhos profissionais;
trabalhar interdisciplinarmente;
codificar documentos de arquivo;
gerenciar atividades de consulta;
planejar a alteração do suporte da informação;
orientar a organização de arquivos correntes;
planejar sistema de recuperação de informação;
trabalhar em equipe;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
solicitar compras de materiais e equipamentos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto