Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

demonstrar competências pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
conservar acervos;
comunicar-se;
orientar a implantação de atividades técnicas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
administrar atividades patrocinadas;
realizar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
dar acesso À informação;
preparar ações educativas e/ou culturais;

Atividades

decidir o suporte do registro de informação;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
higienizar documentos/acervos;
atender usuários;
orientar estagiários;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
orientar a organização de arquivos correntes;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
definir a tipologia do documento;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
planejar sistemas de documentação museológica;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
conhecer a legislação da área de atuação;
produzir normas e procedimentos técnicos;
proceder com criatividade;
identificar a produção e o fluxo documental;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
preparar material educativo;
planejar a ocupação das instalações físicas;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
administrar prazos;
classificar documentos de arquivo;
monitorar programas de conservação preventiva;
registrar documentos de arquivo;
gerir depósitos de armazenamento;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
evidenciar senso de organização;
ordenar documentos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
ministrar cursos e palestras;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
divulgar o acervo;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
negociar parcerias e produtos;
preparar visitas técnicas;
recolher documentos para guarda permanente;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
elaborar projeto para captar recursos;
elaborar tabelas de temporalidade;
proceder com flexibilidade;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
ser meticuloso;
participar de conselhos profissionais;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
avaliar documentação;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
planejar ações educativas e/ou culturais;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
assessorar a implantação de novas instituições;
planejar programas de conservação preventiva;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
definir migração para outro tipo de suporte;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
classificar documentos por grau de sigilo;
negociar recursos e patrocinadores;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
estabelecer diálogo com usuário;
identificar fundos de arquivos;
acondicionar documentos/acervos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
diagnosticar a situação dos arquivos;
trabalhar em equipe;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
gerenciar atividades de consulta;
armazenar documentos/acervos;
pesquisar materiais de conservação;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
solicitar manutenção de equipamentos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
planejar sistema de recuperação de informação;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
representar oficialmente a instituição;
transferir documentos para guarda intermediária;
apoiar as atividades de consulta;
descartar documentos de arquivo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
atualizar-se;
monitorar as condições ambientais;
redigir a correspondência oficial;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
trabalhar interdisciplinarmente;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
formular instrumentos de pesquisa;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
desenvolver percepção aguçada;
planejar a alteração do suporte da informação;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
codificar documentos de arquivo;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
desenvolver acuidade espacial;
prestar contas dos financiamentos;
implantar procedimentos de arquivo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
elaborar plano de classificação;
supervisionar trabalhos de restauração;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto