Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

orientar a implantação de atividades técnicas;
conservar acervos;
comunicar-se;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
planejar atividades técnico-administrativas;
dar acesso À informação;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
realizar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
atualizar-se;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
avaliar documentação;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
higienizar documentos/acervos;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
apoiar as atividades de consulta;
codificar documentos de arquivo;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
formular instrumentos de pesquisa;
negociar parcerias e produtos;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
preparar material educativo;
decidir o suporte do registro de informação;
identificar fundos de arquivos;
recolher documentos para guarda permanente;
armazenar documentos/acervos;
ordenar documentos;
orientar estagiários;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
ministrar cursos e palestras;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
produzir normas e procedimentos técnicos;
implantar procedimentos de arquivo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
desenvolver acuidade espacial;
representar oficialmente a instituição;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
estabelecer diálogo com usuário;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
desenvolver percepção aguçada;
administrar prazos;
transferir documentos para guarda intermediária;
atender usuários;
proceder com criatividade;
gerenciar atividades de consulta;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
elaborar plano de classificação;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
planejar sistemas de documentação museológica;
elaborar tabelas de temporalidade;
planejar a ocupação das instalações físicas;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
realizar empréstimos de documentos e acervos;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
identificar a produção e o fluxo documental;
orientar a organização de arquivos correntes;
divulgar o acervo;
descartar documentos de arquivo;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
definir a tipologia do documento;
ser meticuloso;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
participar de conselhos profissionais;
negociar recursos e patrocinadores;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
classificar documentos por grau de sigilo;
preparar visitas técnicas;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
planejar sistema de recuperação de informação;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
pesquisar materiais de conservação;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
solicitar manutenção de equipamentos;
monitorar as condições ambientais;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
planejar a alteração do suporte da informação;
redigir a correspondência oficial;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
monitorar programas de conservação preventiva;
proceder com flexibilidade;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
definir migração para outro tipo de suporte;
trabalhar interdisciplinarmente;
registrar documentos de arquivo;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
classificar documentos de arquivo;
prestar contas dos financiamentos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
conhecer a legislação da área de atuação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
supervisionar trabalhos de restauração;
evidenciar senso de organização;
elaborar projeto para captar recursos;
acondicionar documentos/acervos;
planejar programas de conservação preventiva;
gerir depósitos de armazenamento;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
assessorar a implantação de novas instituições;
trabalhar em equipe;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto