Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

comunicar-se;
realizar atividades técnico-administrativas;
demonstrar competências pessoais;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
conservar acervos;
planejar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
dar acesso À informação;

Atividades

manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
gerenciar atividades de consulta;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
participar de conselhos profissionais;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
elaborar tabelas de temporalidade;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
negociar recursos e patrocinadores;
identificar a produção e o fluxo documental;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
conhecer a legislação da área de atuação;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
atender usuários;
proceder com flexibilidade;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
divulgar o acervo;
representar oficialmente a instituição;
planejar a ocupação das instalações físicas;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
classificar documentos por grau de sigilo;
apoiar as atividades de consulta;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
supervisionar trabalhos de restauração;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
implantar procedimentos de arquivo;
atualizar-se;
produzir normas e procedimentos técnicos;
orientar a organização de arquivos correntes;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
redigir a correspondência oficial;
formular instrumentos de pesquisa;
trabalhar interdisciplinarmente;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
registrar documentos de arquivo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
ministrar cursos e palestras;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar sistema de recuperação de informação;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
transferir documentos para guarda intermediária;
assessorar a implantação de novas instituições;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
planejar ações educativas e/ou culturais;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
avaliar documentação;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
planejar a alteração do suporte da informação;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
acondicionar documentos/acervos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
elaborar projeto para captar recursos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
ordenar documentos;
identificar fundos de arquivos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
higienizar documentos/acervos;
evidenciar senso de organização;
monitorar as condições ambientais;
planejar programas de conservação preventiva;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
desenvolver acuidade espacial;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
orientar estagiários;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
solicitar manutenção de equipamentos;
estabelecer diálogo com usuário;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
desenvolver percepção aguçada;
descartar documentos de arquivo;
codificar documentos de arquivo;
definir a tipologia do documento;
preparar visitas técnicas;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
pesquisar materiais de conservação;
ser meticuloso;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
elaborar plano de classificação;
prestar contas dos financiamentos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
classificar documentos de arquivo;
decidir o suporte do registro de informação;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
negociar parcerias e produtos;
preparar material educativo;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
administrar prazos;
monitorar programas de conservação preventiva;
proceder com criatividade;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
definir migração para outro tipo de suporte;
trabalhar em equipe;
armazenar documentos/acervos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
recolher documentos para guarda permanente;
gerir depósitos de armazenamento;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto