Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
comunicar-se;
orientar a implantação de atividades técnicas;
demonstrar competências pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
realizar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
dar acesso À informação;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
conservar acervos;

Atividades

planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
gerir depósitos de armazenamento;
conhecer a legislação da área de atuação;
elaborar plano de classificação;
estabelecer diálogo com usuário;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
representar oficialmente a instituição;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
prestar contas dos financiamentos;
planejar programas de conservação preventiva;
ordenar documentos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
orientar a organização de arquivos correntes;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
acondicionar documentos/acervos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
implantar procedimentos de arquivo;
desenvolver percepção aguçada;
negociar parcerias e produtos;
divulgar o acervo;
solicitar manutenção de equipamentos;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
avaliar documentação;
atualizar-se;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
desenvolver acuidade espacial;
trabalhar interdisciplinarmente;
planejar ações educativas e/ou culturais;
descartar documentos de arquivo;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
preparar visitas técnicas;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
transferir documentos para guarda intermediária;
orientar estagiários;
ser meticuloso;
classificar documentos por grau de sigilo;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
atender usuários;
planejar a ocupação das instalações físicas;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
gerenciar atividades de consulta;
negociar recursos e patrocinadores;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
trabalhar em equipe;
redigir a correspondência oficial;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
administrar prazos;
supervisionar trabalhos de restauração;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
proceder com criatividade;
produzir normas e procedimentos técnicos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
definir migração para outro tipo de suporte;
monitorar programas de conservação preventiva;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
planejar sistema de recuperação de informação;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
classificar documentos de arquivo;
registrar documentos de arquivo;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
planejar sistemas de documentação museológica;
monitorar as condições ambientais;
decidir o suporte do registro de informação;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar a alteração do suporte da informação;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
identificar a produção e o fluxo documental;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
codificar documentos de arquivo;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
elaborar projeto para captar recursos;
higienizar documentos/acervos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
preparar material educativo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
evidenciar senso de organização;
formular instrumentos de pesquisa;
elaborar tabelas de temporalidade;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
ministrar cursos e palestras;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
proceder com flexibilidade;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
diagnosticar a situação dos arquivos;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
identificar fundos de arquivos;
recolher documentos para guarda permanente;
armazenar documentos/acervos;
definir a tipologia do documento;
participar de conselhos profissionais;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
apoiar as atividades de consulta;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
assessorar a implantação de novas instituições;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
pesquisar materiais de conservação;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto