Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
realizar atividades técnico-administrativas;
orientar a implantação de atividades técnicas;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;
dar acesso À informação;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
conservar acervos;
comunicar-se;

Atividades

pesquisar materiais de conservação;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
orientar estagiários;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
elaborar tabelas de temporalidade;
evidenciar senso de organização;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
planejar a ocupação das instalações físicas;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
definir migração para outro tipo de suporte;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
prestar contas dos financiamentos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
atender usuários;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
ser meticuloso;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
trabalhar interdisciplinarmente;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
diagnosticar a situação dos arquivos;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
orientar a organização de arquivos correntes;
ministrar cursos e palestras;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
implantar procedimentos de arquivo;
negociar recursos e patrocinadores;
planejar sistemas de documentação museológica;
desenvolver percepção aguçada;
gerir depósitos de armazenamento;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
preparar material educativo;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
descartar documentos de arquivo;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
decidir o suporte do registro de informação;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
atualizar-se;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
codificar documentos de arquivo;
desenvolver acuidade espacial;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
conhecer a legislação da área de atuação;
transferir documentos para guarda intermediária;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
registrar documentos de arquivo;
identificar a produção e o fluxo documental;
apoiar as atividades de consulta;
formular instrumentos de pesquisa;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
supervisionar trabalhos de restauração;
monitorar as condições ambientais;
negociar parcerias e produtos;
divulgar o acervo;
avaliar documentação;
classificar documentos por grau de sigilo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
armazenar documentos/acervos;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
participar de conselhos profissionais;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
estabelecer diálogo com usuário;
identificar fundos de arquivos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
ordenar documentos;
planejar ações educativas e/ou culturais;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
elaborar plano de classificação;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
recolher documentos para guarda permanente;
monitorar programas de conservação preventiva;
preparar visitas técnicas;
proceder com flexibilidade;
classificar documentos de arquivo;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
elaborar projeto para captar recursos;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
produzir normas e procedimentos técnicos;
definir a tipologia do documento;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
planejar a alteração do suporte da informação;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
higienizar documentos/acervos;
solicitar manutenção de equipamentos;
planejar programas de conservação preventiva;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
gerenciar atividades de consulta;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
representar oficialmente a instituição;
proceder com criatividade;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
planejar sistema de recuperação de informação;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
assessorar a implantação de novas instituições;
trabalhar em equipe;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
administrar prazos;
redigir a correspondência oficial;
acondicionar documentos/acervos;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto