Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;
realizar atividades técnico-administrativas;
administrar atividades patrocinadas;
conservar acervos;
planejar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
comunicar-se;
preparar ações educativas e/ou culturais;
demonstrar competências pessoais;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;

Atividades

divulgar o acervo;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
identificar a produção e o fluxo documental;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
prestar contas dos financiamentos;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
atualizar-se;
formular instrumentos de pesquisa;
negociar parcerias e produtos;
monitorar as condições ambientais;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
higienizar documentos/acervos;
atender usuários;
planejar ações educativas e/ou culturais;
administrar prazos;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
avaliar documentação;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
preparar material educativo;
pesquisar materiais de conservação;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
descartar documentos de arquivo;
participar de conselhos profissionais;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
conhecer a legislação da área de atuação;
identificar fundos de arquivos;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
negociar recursos e patrocinadores;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
registrar documentos de arquivo;
preparar visitas técnicas;
proceder com flexibilidade;
planejar programas de conservação preventiva;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
recolher documentos para guarda permanente;
decidir o suporte do registro de informação;
definir a tipologia do documento;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
trabalhar interdisciplinarmente;
ser meticuloso;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
planejar sistemas de documentação museológica;
elaborar projeto para captar recursos;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
gerenciar atividades de consulta;
produzir normas e procedimentos técnicos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
evidenciar senso de organização;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
estabelecer diálogo com usuário;
planejar a alteração do suporte da informação;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
classificar documentos por grau de sigilo;
gerir depósitos de armazenamento;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
supervisionar trabalhos de restauração;
monitorar programas de conservação preventiva;
ministrar cursos e palestras;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
transferir documentos para guarda intermediária;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
elaborar tabelas de temporalidade;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
desenvolver acuidade espacial;
assessorar a implantação de novas instituições;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
acondicionar documentos/acervos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
redigir a correspondência oficial;
trabalhar em equipe;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
proceder com criatividade;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
orientar a organização de arquivos correntes;
planejar sistema de recuperação de informação;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
elaborar plano de classificação;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
codificar documentos de arquivo;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
armazenar documentos/acervos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
desenvolver percepção aguçada;
ordenar documentos;
solicitar manutenção de equipamentos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
classificar documentos de arquivo;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
planejar a ocupação das instalações físicas;
representar oficialmente a instituição;
definir migração para outro tipo de suporte;
apoiar as atividades de consulta;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
implantar procedimentos de arquivo;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
orientar estagiários;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto