Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

realizar atividades técnico-administrativas;
comunicar-se;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;
orientar a implantação de atividades técnicas;
conservar acervos;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
dar acesso À informação;
demonstrar competências pessoais;
planejar atividades técnico-administrativas;
preparar ações educativas e/ou culturais;
administrar atividades patrocinadas;

Atividades

transferir documentos para guarda intermediária;
registrar documentos de arquivo;
proceder com criatividade;
planejar sistema de recuperação de informação;
apoiar as atividades de consulta;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
negociar parcerias e produtos;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
conhecer a legislação da área de atuação;
recolher documentos para guarda permanente;
ordenar documentos;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
avaliar documentação;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
classificar documentos por grau de sigilo;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
formular instrumentos de pesquisa;
atender usuários;
planejar ações educativas e/ou culturais;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
estabelecer plano de destinação de documentos;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
planejar a alteração do suporte da informação;
supervisionar trabalhos de restauração;
divulgar o acervo;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
codificar documentos de arquivo;
proceder com flexibilidade;
armazenar documentos/acervos;
ser meticuloso;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
preparar material educativo;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
produzir normas e procedimentos técnicos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
orientar a organização de arquivos correntes;
implantar procedimentos de arquivo;
gerir depósitos de armazenamento;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
descartar documentos de arquivo;
identificar a produção e o fluxo documental;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
prestar contas dos financiamentos;
monitorar programas de conservação preventiva;
preparar visitas técnicas;
monitorar as condições ambientais;
decidir o suporte do registro de informação;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
realizar pesquisa histórica e administrativa;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
acondicionar documentos/acervos;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
participar de conselhos profissionais;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
estabelecer diálogo com usuário;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
definir a tipologia do documento;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
assessorar a implantação de novas instituições;
desenvolver acuidade espacial;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
identificar fundos de arquivos;
trabalhar em equipe;
elaborar plano de classificação;
definir migração para outro tipo de suporte;
diagnosticar a situação dos arquivos;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
ministrar cursos e palestras;
evidenciar senso de organização;
elaborar tabelas de temporalidade;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
orientar estagiários;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
solicitar manutenção de equipamentos;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
administrar prazos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
trabalhar interdisciplinarmente;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
higienizar documentos/acervos;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
redigir a correspondência oficial;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
planejar sistemas de documentação museológica;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
planejar a ocupação das instalações físicas;
classificar documentos de arquivo;
solicitar a contratação de serviços de terceiros;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
atualizar-se;
desenvolver percepção aguçada;
representar oficialmente a instituição;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
elaborar projeto para captar recursos;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
planejar programas de conservação preventiva;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
negociar recursos e patrocinadores;
pesquisar materiais de conservação;
gerenciar atividades de consulta;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto