Gestor de documentos - Descrição, atividades e funções do cargo

Categorias profissionais do cargo

• Profissionais das ciências e das artes
• • Comunicadores, artistas e religiosos
• • • Profissionais da comunicação e da informação
• • • • Arquivistas e museólogos

Cargos relacionados:

Principais locais de trabalho

Arquivistas e museólogos os profissionais podem trabalhar em museus públicos ou particulares, em arquivos oficiais dos estados, municípios ou universidades, em centros de documentação vinculados a empresas ou instituições públicas ou privadas, no ensino etc. Desenvolvem suas atividades em equipes com supervisão ocasional, como empregados registrados ou como autônomos. Em algumas atividades, alguns profissionais podem estar sujeitos aos efeitos da exposição a materiais tóxicos e a micro organismos.

O que é preciso para trabalhar na área dos Arquivistas e museólogos

As ocupações da família requerem curso superior completo na área. Não é incomum, contudo a presença de profissionais com cursos de especialização ou mesmo pós-graduação.

Funções e atividades do Gestor de documentos

Arquivistas e museólogos devem:

planejar atividades técnico-administrativas;
participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas;
comunicar-se;
preparar ações educativas e/ou culturais;
realizar atividades técnico-administrativas;
dar acesso À informação;
orientar a implantação de atividades técnicas;
administrar atividades patrocinadas;
demonstrar competências pessoais;
conservar acervos;
organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais;

Atividades

solicitar a contratação de serviços de terceiros;
planejar a implantação do gerenciamento de documentos eletrônicos;
acompanhar o desenvolvimento e execução do projeto arquitetônico;
descartar documentos de arquivo;
trabalhar interdisciplinarmente;
divulgar o acervo;
estabelecer procedimentos de segurança do acervo;
proceder de acordo com códigos de ética da profissão;
orientar usuários e funcionários quanto aos procedimentos de manuseio do acervo;
participar da formação/capacitação de profissionais de museus/arquivos;
participar da definição de políticas públicas de arquivos/museus;
definir a tipologia do documento;
gerar cadastro das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
preparar materiais, atividades e palestras para o público interno;
gerenciar atividades de consulta;
identificar competências, funções e atividades dos órgãos produtores de documentos;
manter intercâmbio com profissionais de instituições congêneres;
preparar material educativo;
atender usuários;
solicitar manutenção de equipamentos;
trabalhar em equipe;
transferir documentos para guarda intermediária;
realizar pesquisa histórica e administrativa;
recolher documentos para guarda permanente;
representar oficialmente a instituição;
solicitar compras de materiais e equipamentos;
gerir depósitos de armazenamento;
decidir o suporte do registro de informação;
elaborar projeto para captar recursos;
escrever trabalhos técnicos e científicos;
diagnosticar o estado de conservação do acervo;
orientar critérios para o recolhimento e custódia de acervos;
executar o programa de gestão de documentos de arquivos;
descrever o do documento (forma e conteúdo);
planejar sistema de recuperação de informação;
levantar a estrutura organizacional dos órgãos produtores de documentos;
evidenciar senso de organização;
planejar ações educativas e/ou culturais;
negociar parcerias e produtos;
planejar sistemas de documentação museológica;
atualizar os cadastros das instituições públicas da esfera de poder correspondente;
higienizar documentos/acervos;
diagnosticar a situação dos arquivos;
classificar documentos de arquivo;
armazenar documentos/acervos;
planejar a instalação de equipamentos para consulta/reprodução;
orientar o usuário quanto ao uso dos diferentes equipamentos e bancos de dados;
preparar visitas técnicas;
monitorar programas de conservação preventiva;
estabelecer critérios de amostragem para guarda de documentos de arquivo;
gerar condições para o gerenciamento eletrônico de documentos;
planejar programas de conservação preventiva;
realizar empréstimos de documentos e acervos;
estabelecer plano de destinação de documentos;
participar da elaboração do organograma e fluxograma do museu e do arquivo;
supervisionar a implantação do programa de gestão de documentos;
elaborar relatório técnico das atividades do projeto financiado;
preparar material de divulgação institucional para diferentes mídias;
tomar parte da política de captação de recursos da instituição;
orientar a organização de arquivos correntes;
conhecer a legislação da área de atuação;
desenvolver percepção aguçada;
ministrar cursos e palestras;
formar biblioteca de apoio às atividades técnicas;
planejar a implantação de programas de gestão de documentos;
produzir vocabulários controlados/thesaurus;
assessorar o projeto arquitetônico do arquivo;
desenvolver ações educativas e/ou culturais;
coordenar ações educativas e/ou culturais;
fiscalizar a aplicação de legislação de direitos autorais;
redigir a correspondência oficial;
definir especificações de material de acondicionamento e armazenagem;
elaborar plano de classificação;
sensibilizar gestores e funcionários de entidades públicas e privadas para a importância de arquivos;
disponibilizar os instrumentos de pesquisa na rede internacional de comunicação;
autenticar reprodução de documentos de arquivo;
atualizar-se;
considerar aspectos jurídicos relativos à constituição dos arquivos;
estabelecer diálogo com usuário;
negociar recursos e patrocinadores;
construir laudos/pareceres técnicos e administrativos;
implantar procedimentos de arquivo;
acondicionar documentos/acervos;
ordenar documentos;
emitir certidões sobre documentos de arquivo;
acompanhar a eliminação do documento descartado;
prover bancos de dados e/ou sistemas de recuperação de informação;
codificar documentos de arquivo;
desenvolver raciocínio lógico e abstrato;
propor a criação ou alteração da legislação arquivística;
controlar as condições de transporte, embalagem, armazenagem e acondicionamento;
pesquisar materiais de conservação;
classificar documentos por grau de sigilo;
elaborar tabelas de temporalidade;
registrar documentos de arquivo;
produzir normas e procedimentos técnicos;
proceder com flexibilidade;
autorizar a eliminação de documentos públicos;
participar de conselhos profissionais;
planejar a ocupação das instalações físicas;
assessorar a implantação de novas instituições;
identificar a produção e o fluxo documental;
capacitar pessoal técnico-administrativo;
fiscalizar empréstimos do acervo e documentos de arquivos;
construir estatísticas de frequência e relatórios técnicos;
realizar o acompanhamento técnico dos projetos financiados;
participar do planejamento dos programas de prevenção de sinistros;
apresentar trabalhos técnicos e científicos;
avaliar documentação;
administrar prazos;
supervisionar trabalhos de restauração;
planejar a adoção de novas tecnologias de recuperação e armazenamento da informação;
fiscalizar a reprodução e divulgação de imagens;
orientar estagiários;
formular instrumentos de pesquisa;
consultar normas internacionais de descrição arquivística;
coordenar as políticas públicas de arquivos;
identificar fundos de arquivos;
desenvolver programas de controle preventivo de infestações químicas e biológicas;
definir migração para outro tipo de suporte;
apoiar as atividades de consulta;
proceder com criatividade;
desenvolver acuidade espacial;
monitorar as condições ambientais;
prestar contas dos financiamentos;
participar de palestras, convênios e reuniões científicas;
ser meticuloso;
planejar a alteração do suporte da informação;

Setores que mais contratam Gestor de documentos no mercado de trabalho

• Locação de mão-de-obra temporária
• Fornecimento e gestão de recursos humanos para terceiros
• Atividades de contabilidade
• Atividades de atendimento hospitalar
• Serviços combinados de escritório e apoio administrativo
• Preparação de documentos e serviços especializados de apoio administrativo
• Atividades de bibliotecas e arquivos
• Serviços de engenharia
• Cartórios
• Outras atividades de serviços prestados principalmente às empresas
• Consultoria em tecnologia da informação
• Comércio varejista de móveis
• Pesquisa e desenvolvimento experimental em ciências físicas e naturais
• Limpeza em prédios e em domicílios
• Depósitos de mercadorias para terceiros, exceto armazéns gerais e guarda-móveis
• Serviços de microfilmagem
• Administração de obras
• Atividades de organizações associativas ligadas à cultura e à arte
• Serviços advocatícios
• Marketing direto